Preopterećenost kalendara? Kako upravljati svojim rasporedom pomoću Calendlyjevog AI asistenta

Upravljanje sastancima i žongliranje unosima u kalendaru noćna je mora modernog uredskog ponašanja, a nedvojbeno još gora za slobodnjake bez jastuka administrativne podrške. (Ovdje govorim iz iskustva.) Također može pridonijeti ne tako suptilnoj igri moći među onima koji se smatraju vrlo zaposlenima i nevoljko se posvete vremenu za sastanke.

Jednom dogovoreni termin obično se odgađa nekoliko puta, često u zadnji čas. Zatim tu je postavljanje dnevnih redova, praćenje, podsjetnici i to prije nego što ste stvarno održali sastanak. Ako želite sve to izbjeći, tražite od umjetne inteligencije da upravlja vašim životom ili barem rasporedom.

PCMag je testirao mnoge od najboljih aplikacija za kalendar, a ja sam 2016. isprobao pomoćnika s umjetnom inteligencijom. Mnoge tvrtke za koje sam slobodnjak koriste Google Workspaces, što mi omogućuje da rezerviram vrijeme oko rasporeda izvršnih direktora. I dok sam bio oduševljen Google Duplex demonstracijom i dao priliku Google Assistantu, nije bilo tako besprijekorno kako sam želio, pa sam odustao.

Imaš Calendly?

Zatim, prije otprilike šest mjeseci, netko je tražio da se nađemo i veselo predložio da bi "Calendly mogla naći vremena za razgovor." Iskoristio sam ga i, ugodno iznenađen, prijavio se za svoj račun.

Od tada sam solidan korisnik Calendlyja (Otvara se u novom prozoru) i dao sam muke žonglirati karijerom s više crtica (novinar-pisac-konzultant) na pet različitih Gmail profila s umreženim aplikacijama za kalendar, Samsung A03s (nemojte suditi) i dva kućna/uredska HP Chromebooka (ne, nisam se osvrnuo od 2015.).

Pokrenut od strane Tope Awotona 2013. kao besplatnu uslugu za uvođenje zakazivanja u 21. stoljeće, Calendly sada ima 10 milijuna korisnika diljem svijeta, s 50 000 tvrtki kao klijenata i više od 100 integracija partnera. Awotona je započeo kao glavni student informatike na Sveučilištu Georgia, zatim se preselio u upravljačke informacijske sustave, prije nego što je počeo raditi u prodaji softvera za IBM, Lexmark i EMC (prije nego što je prodan Dellu).

Prošle godine Calendly je uložio u reclaim.ai (Otvara se u novom prozoru), koji se integrira s Calendlyjem, a zatim je kupio (Otvara se u novom prozoru) aplikaciju za timsku produktivnost Hugo (Otvara se u novom prozoru), koja se temelji na planiranju s pripremom i prateće alate.

Općenito, Calendly je lako postaviti, s elegantnim UX-om koji se protivi prilagodljivoj inteligenciji kroz strojno učenje ispod haube. Ako ste geek u vezi s tim stvarima – a ja se osjećam kao da sam među prijateljima u tom pogledu – sjajno je gledati kako vas softver pametno vodi kroz postavljanje pravila za "treniranje AI" da bude savršeni pomoćnik.

Kako postaviti Calendly

Nedavno sam odlučio proširiti svoju upotrebu Calendlyja na drugu liniju svog poslovanja i prateći Gmail profil. Ako želite učiniti isto, ne morate proći kroz sve korake u nastavku - postoji mnogo opcija za konfiguraciju - ali evo kako sam ja to postavio.

Idite na web mjesto Calendly (otvara se u novom prozoru) i kliknite Započnite za postavljanje računa. Možete odabrati da se prijavite sa svojom adresom e-pošte ili koristite svoj Google ili Microsoft račun. Odabrao sam jedan od svojih Gmail profila, na koji sam morao kliknuti Dopusti tako da Calendly može "pregledavati, uređivati, dijeliti i trajno brisati sve kalendare kojima možete pristupiti pomoću Google kalendara."

Zatim trebate odabrati odgovarajući URL koji će biti podijeljen sa svima koji žele rezervirati vrijeme u vašem kalendaru. Zadano korisničko ime je na vašem Gmailu (ili slično), ali ga možete promijeniti.

Ako slučajno putujete dok postavljate Calendly, provjerite prikazuje li ono što želite Vremenska zona. Ja sam na zapadnoj obali, tako da je već bilo pacifičko vrijeme, i ostavio sam tu opciju. I ja sam kao Europljanin odabrao 24-satni sat. Ali budući da živim u SAD-u, držao sam se ispravnog uzorka mjesec/datum/godina kako ne bih sve zbunio.

Na sljedećoj stranici Calendly potvrđuje što može učiniti s vašim postojećim unosima u kalendaru, naime provjeriti sukobe i dodajte događaje. Postoji opcija uređivanja ako je ne želite; kliknuo sam Nastaviti da ih oboje zadržim. Sada možete prilagoditi svoju dostupnost, tako da počnete trenirati AI ​​da zaštiti vaše vrijeme i bude od pomoći.

Radim u Los Angelesu, ali mnogi ljudi s kojima radim su u New Yorku, Londonu ili kontinentalnoj Europi. To znači da moram postaviti svoju dostupnost za te različite vremenske zone. Da bih to učinio, pomičem svoje radno vrijeme na određene dane. Ponedjeljkom i petkom radim po istočnom vremenu. Dopuštam (vrlo) rane pozive četvrtkom kako bih se prilagodio sastancima u Velikoj Britaniji i Europi, ali isključujem dobre i rane pozive. Potpuno sam izbacio utorak i srijedu kao dane za pisanje.

Zakazivanje ovoga nekada je bila noćna mora, ali Calendly to čini jednostavnim. Postavio sam te različite parametre i Calendly nikada ne prikazuje dostupnost u krivo vrijeme ili na krivi dan.

Ali to je tek prvi korak. Nakon što dovršite početno postavljanje, možete dodatno fino podesiti svoju dostupnost klikom na Dostupnost zaglavlje na stranici Calendly. Ako imate određene obveze kojima se morate posvetiti, lako je promijeniti svoju dostupnost prema danima u tjednu i satima, umjesto, na primjer, postavljanja deke od ponedjeljka do petka od 9 do 17 sati.

Posljednje pitanje koje vam Calendly postavlja je kako planirate koristiti proizvod. Nije obavezno, ali vrijedi učiniti jer vodi do prilagođenijeg iskustva. Na primjer, neki ga ljudi samo žele koristiti kako bi drugima omogućili planiranje vremena u svom kalendaru. Drugi će možda htjeti iskoristiti CRM alate (više o tome kasnije). biram Honorarac + konzultanta zatim kliknuo Završi to.

Kako zakazati događaj

Sada ste spremni početi biti precizniji s Calendlyjevom funkcionalnošću. Ako ste kliknuli Honorarac + konzultantstranica je unaprijed ispunjena inicijalom Sastanak od 30 minuta. Možda ćete vidjeti dodatne stavke na stranici Vrste događaja ako odaberete drugu značajku. Međutim, možete i kliknuti Nova vrsta događaja za više opcija, kao što su grupa, kolektiv ili Round Robin.

Svoj kalendar možete podijeliti s nekim tako da kopirate svoj Calendly URL (tj. Calendly.com/VAŠE IME OVDJE) i pošaljete ga u tekstu ili e-pošti. Kada kliknu na njega, vidjet će vaše ime i upute kako dodati događaj u vaš kalendar.

Preporuka naših urednika

Ako ste izradili više od jedne vrste događaja, možda biste trebali pojednostaviti stvari i poslati vezu na ispravnu vrstu događaja. U tom slučaju kliknite na Udio gumb na vrsti događaja (ili kliknite Kopiraj vezu) kako biste pomogli ljudima da stvore određenu vrstu događaja u vašem kalendaru.

S vaše veze, oni koji žele rezervirati vrijeme s vama imat će pristup vašem kalendaru. Oni mogu odabrati određeni dan za otvaranje termina koje ste sami odredili da budu slobodni. Zatim kliknu na vrijeme i pogode Potvrdi da dogovorim sastanak s tobom.

Od njih će se tražiti da daju više informacija, poput imena, e-pošte i svih dodatnih bilješki koje bi mogle biti potrebne. Postoji čak i mogućnost dodavanja dodatnih gostiju na sastanak. Nakon što se unesu svi detalji, oni kliknu Zakažite događaj. Zatim će se pojaviti zaslon za potvrdu sa svim detaljima sastanka.

Ne morate ništa učiniti. Kad sljedeći put provjerite svoj kalendar, vidjet ćete da je sastanak zakazan (a potvrdna e-pošta bit će poslana svim stranama uključenim u sastanak).

Integracije

Ovo je sve bila osnovna postavka za početak zakazivanja e-pošte. Međutim, ako trebate više funkcionalnosti, kliknite na Integracije zaglavlje kako biste pronašli niz drugih opcija, uključujući integraciju aplikacija za Firefox, Chrome i iPhone.

Na primjer, ako trebate da Calendly automatski umetne vezu na vašu omiljenu uslugu videokonferencije, tu su integracije za Zoom, Google Meet, Microsoft Teams i još mnogo toga. Također možete integrirati svoj Calendly račun s PayPalom ili Stripeom, ako naplaćujete termine.

Još jedna preporuka za kraj

Pojedinci obično koriste besplatan proizvod, ali korporacije sve više izdvajaju 25 USD po korisniku mjesečno kako bi pojednostavile rad i uštedjele dragocjeno vrijeme. Još uvijek koristim besplatni proizvod, ali razmišljam o nadogradnji jer Calendly čini puno više od rezerviranja termina. Alat također pomaže u tijeku rada, praćenju i više.

I, ako ste se pitali, Calendly kaže da su vaši podaci sigurni (Otvara se u novom prozoru). U njemu se nalazi sve u američkim podatkovnim centrima koje pružaju Google i Amazon Web Services.

Bih li preporučio Calendly? Da. Mrzim rezervirati termine, a Calendly je bio gladak i lak. Također mi je pomoglo da vratim veliku količinu vremena dopuštajući AI da upravlja mojim rasporedom. Na kraju bih se, naravno, volio klonirati tako da moj digitalni dvojnik može sam rješavati sastanke.