Ovaj sastanak je trebao biti e-mail: 5 koraka za poboljšanje komunikacije na radnom mjestu

Ovaj sastanak je trebao biti e-mail. Taj e-mail trebao je biti Slack poruka. Ta Slack poruka trebala je biti osobna rasprava ili video poziv. Način na koji komuniciramo i metoda koju odaberemo mogu utjecati na ishod. Radnici su dugo bili frustrirani kada je metoda komunikacije pogrešna za poruku jer je neučinkovita, smanjuje produktivnost ili ljudima gubi vrijeme.

Što možemo naučiti od potpuno udaljenih organizacija?

O ovoj temi pišem godinama, nedavno u svojoj knjizi The Everything Guide to Remote Work (Otvara se u novom prozoru). Udaljene organizacije nužno moraju više razmišljati o komunikaciji na radnom mjestu nego organizacije licem u lice. Zašto? Moraju dobro razmisliti o tome kako komuniciraju jer nemaju iste mogućnosti kao timovi uživo. Udaljene organizacije, koje su uglavnom mlađe, također obično nemaju istu kulturnu prtljagu kao starije organizacije. Vjerojatnije je da će starije organizacije biti postavljene na svoj način. Klasičan primjer je tvrtka čija kultura pridaje pretjeranu važnost sastancima licem u lice. Ljudi vjeruju da je osobni sastanak najbolji način za, na primjer, pokretanje projekta ili redovito javljanje timu jednostavno zato što je to jedini način na koji su ikad radili. Konačno, stvara se očekivanje da sastanci licem u lice igraju ključnu ulogu u procesu.

Nasuprot tome, udaljene organizacije moraju ponovno razmisliti o načinu obavljanja posla. Manje je vjerojatno da će njihovi vođe pretpostaviti da sastanak ima magične moći i vjerojatnije je da će biti otvoreni za isprobavanje novih načina komunikacije koji će u konačnici biti bolji za poruku.

Dakle, što možemo naučiti iz rada na daljinu kako bismo poboljšali komunikaciju na radnom mjestu?

1. Započnite pitanjem: 'Koja je svrha?'

Prije nego što rezervirate sljedeći sastanak ili napišete sljedeći e-mail, zastanite i zapitajte se koja je svrha. Što trebate postići? Jesi li:

Umjesto da razmišljate o tome što reći, shvatite što želite da se dogodi.

2. Upoznajte sve svoje mogućnosti

Ako su vaši preferirani oblici komunikacije na radnom mjestu sastanci, e-pošta i razgovori licem u lice, vrijeme je da raširite krila i saznate koje su vam druge opcije dostupne.

Svaka metoda komunikacije ima prednosti i slabosti. Trik je odabrati onaj koji najbolje odgovara onome što želite postići.

Timske aplikacije za slanje poruka kao što su Slack i Microsoft Teams izvrsne su za isporuku kratkih, izravnih informacija. Također su super zgodni za anketiranje vašeg tima, bilo da želite znati najbolje vrijeme za održavanje sastanka ili povratne informacije o svojim procesima. Redovito izvještavanje s kolegama oblik je komunikacije koji može pomoći u poticanju otvorenije povratne informacije tako što ga čini sastavnim dijelom svakodnevnog rada.

Većina ljudi već zna da mogu koristiti audio i video pozive za komunikaciju, pa sada dodajte dijeljenje zaslona i ugrađivanje bijele ploče u kombinaciju. Neke bijele ploče dolaze s alatima za videokonferencije, dok druge, poput Mira, rade same.

A to otvara mogućnost korištenja internetske ploče za komunikaciju i suradnju bez video poziva. Isto tako, za neke vrste brainstorminga, jednostavan dijeljeni dokument kao što je Google dokument sasvim će biti u redu. Ako, na primjer, nema smisla biti na pozivu u isto vrijeme kad i vaši suradnici da biste razmišljali, onda jednostavno pustite ljude da razmišljaju u svoje vrijeme. To im daje više vremena za razmišljanje o svojim idejama i omogućuje im da rade na tim idejama kada im to odgovara, a ne kad god se sastanak održava proizvoljno.

Također možete kombinirati opcije. Dajte ljudima zajednički dokument ili ploču na kojoj mogu navesti svoje ideje, a zatim održite mnogo kraći sastanak nekoliko dana kasnije kako biste raspravili ideje.

3. Odlučite se za pravi format

Nakon što znate što želite da se dogodi, upotrijebite te informacije za odabir pravog oblika komunikacije. Ako dajete jasne informacije, ne morate da ljudi budu zajedno u stvarnom vremenu, stoga nemojte održavati sastanak. Umjesto toga, razmislite o pisanju e-pošte i odvojite vrijeme da je pregledate kako bi bila jasna. E-poruke su korisne za duže poruke koje će ljudi možda morati pregledati više puta. Ako informacije nisu dugačke, razmislite o objavljivanju poruke u aplikaciji za timsku razmjenu poruka. Ili bi možda niz poruka bio najbolji kako biste mogli ponoviti informacije i osigurati da ih svi vide i čuju više puta.

Drugi primjer bi bilo davanje povratnih informacija. Ako imate poteškoća s konstruktivnim povratnim informacijama, trebali biste razgovarati licem u lice, čak i ako je virtualno, jer druga osoba treba priliku postaviti pitanja i dobiti jasnoću. I zaslužuju dostojanstvo da čuju riječi od ljudskog bića s netaknutim govorom tijela i tonom glasa. Uz povratnu informaciju, trebali biste također voditi računa o vremenu i prostoru druge osobe. Ako znate da ćete imati težak razgovor, želite ga voditi na mjestu gdje osoba može ugodno reagirati, a ne u javnom prostoru s drugim ljudima u blizini.

4. Budite eksplicitni s ljudima koji primaju poruku

Princip rada na daljinu je da se što više pretjerano komunicira. Ponavlja se. Priznajte dobro obavljen posao. Detaljizirajte nove postupke do najsitnijih detalja.

Preporuka naših urednika

U svim vrstama komunikacije na radnom mjestu uvijek možemo biti eksplicitniji, što je još jedan način pretjerane komunikacije. "Dijelim ovu informaciju jer..." "Razlog zašto imamo sastanak je da svatko može postavljati pitanja."

Iskreno, ponekad se čini kao da vadite zube kako biste ljude natjerali da budu eksplicitni. Koliko ljudi još uvijek izrađuje pozivnice za sastanke bez ikakvog dnevnog reda? Ali ne bi trebalo biti teško. Samo recite ljudima što želite postići (sjetite se koraka 1, koja je svrha?). Ako razjasnite svoju svrhu, drugi ljudi mogu puno bolje obaviti svoj dio.

Evo još jednog razloga što eksplicitnost čini razliku: kada svi razumiju svrhu i zašto, povećavate svoje šanse da dobijete njihov angažman. Ako dobro argumentirate zašto održavate sastanak, a ne šaljete e-poštu, veća je vjerojatnost da će se ljudi složiti s vašom odlukom i prihvatiti.

5. Budite otvoreni za promjene

Kako ćete znati je li način na koji ste odabrali komuniciranje uspio? Pitajte! Opet, pretjerajte u komunikaciji i budite eksplicitni u traženju iskrenog mišljenja ljudi. "Je li vam takav način razmišljanja upalio?" "Je li ovaj sastanak trebao biti e-pošta?" Ili još bolje: "Je li ovaj sastanak bio učinkovit ili kako mislite da smo mogli postići isti ili bolji ishod na učinkovitiji način?"

Budite otvoreni za prilagodbe, ali nemojte prebrzo odustati od novih komunikacijskih metoda ako se u početku osjećaju neugodno. Shvatite njihovu vrijednost i kada je najbolje odabrati ih umjesto druge metode.

Za više savjeta na radnom mjestu pročitajte ovih 15 načina da sastanke učinite pristupačnijim i 20 savjeta za rad na daljinu.