Organizirajte svoj život: Kako planirati svoj tjedan pomoću Google kalendara

Većina ljudi mogla bi biti organiziranija, osobito oni od nas koji rade od kuće i/ili vode posao. Srećom, svi imamo pristup Google kalendaru. Besplatan je, može se sinkronizirati s drugim kalendarima i aplikacijama za produktivnost kao što su Trello ili Notion i relativno je jednostavan za korištenje. Idite dalje od rukom pisanih popisa obaveza; Evo kako koristiti Google kalendar za planiranje tjedna.

Organizirajte svoj tjedan

Mnogi ljudi koriste aplikacije kalendara za praćenje sastanaka ili Zoom poziva. To je u redu, ali možete učiniti još mnogo toga. Koristeći aplikaciju Google kalendar kao planer, možete:

• Napravite digitalne liste obaveza

• Kreirajte događaje i zadatke

• Stavke označene bojama

• Postavite podsjetnike

Također možete dodati proširenja kako biste proširili njegovu funkcionalnost. Neki su estetski, poput onih koji vam omogućuju postavljanje pozadinske slike (Otvara se u novom prozoru) ili odabir boja izvan standardnih koje Google nudi za kodiranje boja. Drugi se mogu integrirati s aplikacijama za videokonferencije kao što su Join.me (otvara se u novom prozoru) i BlueJeans (otvara se u novom prozoru).

Napravite popise obaveza, kalendare i kategorije

Google Zadaci

Prije nego napravite raspored, zapitajte se što obično radite. Zvuči jednostavno, ali zapisivanje redovitih zadataka i važnih stvari, poput sastanaka, pomoći će vam da dobijete bolji uvid u to kako upravljati svojim vremenom. Možete započeti stvaranjem popisa obaveza.

Katrina Oko-Odoi, voditeljica marketinga sadržaja za CRM tvrtku Copper, preporučuje (Otvara se u novom prozoru) da ljudi "razmišljaju dugoročno i kratkoročno. Bilježite projekte ili zadatke koje ćete morati izvršiti, čak i ako to ne učinite morate ih obaviti danas ili čak ovaj tjedan. Za veće projekte pokušajte ih podijeliti u korake koji se mogu poduzeti. To će vam olakšati planiranje vremena."

Možete napraviti svoj popis pomoću drugih aplikacija za produktivnost povezanih s Google kalendarom ili jednostavno upotrijebite Google zadatke (Otvara se u novom prozoru) kako bi bio jednostavan. Zadacima se može pristupiti iz bilo koje aplikacije Google Workspace, kao što su Drive, Calendar ili Keep. Pritisnite ikonu plave kvačice na desnoj traci izbornika da biste mu pristupili.

Upotrijebite Zadatke da zapišete popis stvari za koje znate da ćete morati obaviti tijekom tjedna, bez određenog redoslijeda. Kada završite, kliknite i povucite ih kao nove zadatke na određene kalendarske dane. Na primjer, ako znate da želite odvojiti vrijeme za vježbanje tijekom tjedna, možete stvoriti zadatak pod nazivom "vježbanje" i zatim ga povući na dan i vrijeme koje želite.

Grupirajte zadatke po popisu kako biste ih pratili. Možete, na primjer, stvoriti popis pod nazivom "kućanski poslovi" na kojem imate redovite kućanske poslove ili "životnog administratora" za stvari poput provjere e-pošte i zakazivanja sastanaka. Ako želite slobodu dodavanja i organiziranja zadataka s bilo kojeg mjesta u pregledniku, pogledajte proširenja poput aplikacije Tasksboard za Chrome (otvara se u novom prozoru).

Google kalendar vam također omogućuje stvaranje zasebnih kalendara za različite aspekte vašeg života. Možete imati kalendar za posao i jedan za osobne događaje, ispunjen zadacima relevantnim za svaku kategoriju. Ako svoj kalendar koristite uglavnom za posao, pokušajte izraditi kalendar za važne sastanke, jedan za projektne rokove, a drugi za poslovne događaje kako biste lakše organizirali svoj poslovni život. Određeni kalendari mogu se uključiti i isključiti s lijeve bočne trake.

Za izradu novog kalendara kliknite znak plus (+) pokraj odjeljka Drugi kalendar u donjem lijevom kutu, a zatim odaberite Napravite novi kalendar. Dodajte ime za kalendar, napišite opis i dodijelite vlasnika (ako više osoba koristi isti Google račun).

Dodajte u svoj kalendar

Dodavanje novih zadataka, događaja ili podsjetnika u vaš kalendar jednostavno je. Kliknite i povucite određeni dan na koji želite nešto dodati i pojavit će se novi okvir gdje možete ispuniti detalje. Ili samo kliknite Stvoriti gumb pored velikog znaka plus u gornjem lijevom kutu.

Ako želite postaviti ponavljanje zadatka, kliknite na vrijeme za taj zadatak gdje piše Ne ponavlja se. Otvorit će se padajući izbornik s nizom opcija koje možete odabrati za ponavljanje zadatka. Ovisno o zadatku, možete postaviti da se ponavlja svakodnevno, tjedno, mjesečno ili na određeni dan u tjednu. Možete postaviti vrijeme za svoj zadatak vježbanja i ono će se pojavljivati ​​svaki tjedan ubuduće.

Označavanje rasporeda bojama može se činiti nepotrebnim, ali pomaže da stvari budu jasne kako ne bi postale preopterećujuće. Kada izradite novi zadatak ili događaj, vidjet ćete kružnu ikonu koja je prema zadanim postavkama plava. Kliknite na nju da biste promijenili boju prikazanu na vašem kalendaru.

Ne sviđaju vam se opcije koje vidite? Ako imate instalirano proširenje za dodatne boje (otvara se u novom prozoru), kliknite ikonu plus u polju za boju i umetnite heksadecimalnu vrijednost iz Google alata za odabir boja (otvara se u novom prozoru).

Najbolje prakse za tjedno planiranje

Prilikom popunjavanja rasporeda, Oko-Odoi preporučuje da prvo dodate "nedogovarajuće". To su sastanci, sastanci i drugi događaji koji se moraju održati u određeno vrijeme i dan. Zatim možete dovršiti druge važne stavke s popisa obaveza povlačenjem iz Google Tasks ili bilo koje druge povezane aplikacije ili proširenja.

Započnite s najvažnijim stavkama, odvojite dovoljno vremena kako ne biste žurili ili bili preopterećeni s previše zadataka u jednom danu. Ako radite na nečem posebno gustom, pokušajte to podijeliti u blokove vremena tijekom nekoliko dana. Eksperimentirajte s obje vrste blokade vremena kako biste stekli osjećaj što vam se sviđa, a zatim krenite s tim.

YouTuber produktivnosti Jules Acree, na primjer, ima određene dane označene kao "dani krumpira" u svom kalendaru, dok su drugi označeni kao "dani stvaranja". U "danima krumpira", Acree se bavi zadacima uređivanja i drugim dužnostima koje ne zahtijevaju da budete ispred kamere ili izgledate otmjeno. Dani stvaranja namijenjeni su za izradu videa i/ili održavanje sastanaka.

Preporuka naših urednika

Da biste stvorili oznake kao ona za svaki dan, jednostavno dodajte cjelodnevni događaj u svoj kalendar i označite ga kao takvog. Acree također označava rokove jarko žutom bojom kako bi se istaknuli — posebno korisno za freelancere koji sami postavljaju svoje radne rasporede. Ako želite vidjeti kako dalje razlaže svoju organizacijsku filozofiju, pogledajte video iznad.

Pobrinite se da napravite vrijeme za pauze. Raditi pet sati neprekidno može izgledati dobro na papiru, ali na kraju ćete biti iscrpljeni ako ne odvojite trenutak da se povremeno odmaknete. Značajka podsjetnika ovdje je zgodna—ako ste tip osobe koja je zaokupljena poslom, pokušajte zakazati podsjetnike za pauzu tijekom radnog dana.

Zakažite blokove vremena za pozive, uključujući nekoliko minuta za pripremu unaprijed. Na taj način možete dekomprimirati zadatke između zadataka i potpuno se usredotočiti kada dođe vrijeme da uskočite u Zoom poziv. Ove blokove možete nazvati nešto poput "vrijeme pripreme" i kodirati ih drugačije od ostalih.

Konačno, ponekad stvari dolaze niotkuda. Kada se to dogodi, potrebno vam je vrijeme da se nosite s tim. Pokušajte odvojiti vrijeme u slučaju da dobijete neočekivani poziv ili morate skočiti na neplanirani zadatak. Učinite to i i dalje ćete imati vremena i prostora za svoje glavne obveze.

Pokušajte sami

Što više koristite Google kalendar, lakše ćete organizirati svoj tjedan. Učenje pojedinosti, poput tipkovnih prečaca (Otvara se u novom prozoru), pomoći će da planiranje dana bude intuitivno i jednostavno. Ukratko, osnove planiranja tjedna pomoću Google kalendara su:

• Navedite svoje zadatke i odredite koji se ponavljaju

• Kategorizirajte te zadatke

• Napravite kalendare za te kategorije

• Ispunite te kalendare svojim zadacima

• Označavanje artikala bojama po kategorijama

Ako niste sigurni da je ovaj sustav za vas, isprobajte ga tjedan dana da saznate. Povucite Google kalendar, prebacite se na tjedni prikaz i prijeđite na sljedeći tjedan. Možda će vam također trebati dodatna pomoć u uklanjanju smetnji, izbjegavanju odugovlačenja i sprječavanju umora kako biste ostali produktivni.

Dovršite planirani tjedni raspored i uvjerite se kako je lako pridržavati se plana. Za više pogledajte ove savjete za Kalendar i Googleov vlastiti vodič (Otvara se u novom prozoru).