Kako učiniti da daljinska suradnja radi za vas

Najuspješniji udaljeni timovi surađuju na način da namjerno podržavaju ljude u udaljenom okruženju. Znam da bi to moglo zvučati kao kružna logika, ali ostani sa mnom. Oni surađuju na način koji jača njihovu sposobnost zajedničkog rada dok izvlače najbolje ideje od svih u timu. Evo što je najvažnije: iste metode također poboljšavaju timski rad i promiču stvaranje ideja među ljudima koji rade zajedno na istoj lokaciji, kao što je ured.

Većina ljudi pretpostavlja da daljinska suradnja znači okupljanje u vašoj omiljenoj aplikaciji za web-konferencije radi videopoziva i održavanja sastanka. Ali sastanci su među najgorim mjestima za generiranje ideja, duboko razmatranje ideja drugih ljudi ili obavljanje drugog značajnog kognitivnog rada. Sastanci su dobri za raspravu o idejama u stvarnom vremenu i donošenje brzih odluka, ali to je samo mali dio suradnje. Većina radnih mjesta također nema kulturu učinkovitih sastanaka, zbog čega se ljudi osjećaju iscrpljeno. Što je najvažnije, sastanci guše kreativnost (Otvara se u novom prozoru). Većina ljudi je uspješnija i inovativnija kada svoje talente i intelekt pokaže u drugom okruženju.

Radim od kuće i pišem o radu na daljinu od prije pandemije COVID-19. Također sam napisao knjigu pod nazivom The Everything Guide to Remote Work (Otvara se u novom prozoru) koja govori o najboljem načinu suradnje kada su ljudi udaljeni, zajedno s drugim povezanim problemima. Ideja da sastanci ne izvlače ono najbolje iz ljudi — i na mnoge načine pogoršavaju rad na daljinu — javljala se iznova i iznova tijekom godina dok sam razgovarao s voditeljima koji vode udaljene organizacije i čitao istraživanja o produktivnosti u udaljenim organizacijama.

Dakle, ako sastanak nije najbolji način suradnje, što je?

Kako izgleda suradnja na daljinu?

Udaljena suradnja može – i često bi trebala – biti asinkrona. To znači da se suradnja ne mora dogoditi svima u isto vrijeme. Najbolji alati za suradnju napravljeni su da se koriste i asinkrono i sinkrono, tako da uvijek imate opciju.

Iskoristimo primjer tima koji razmišlja o idejama za novu kampanju. Stari način postupanja bio bi održavanje sastanka na kojem bi se svi u prostoriji poticali da naglas iznesu svoje ideje. Novi, daljinski fokusiran način rada mogao bi biti postavljanje zajedničkog dokumenta ili virtualne ploče, kao što je Mural ili Miro, prikazano gore i dolje. Svim članovima tima dajete pristup ovom zajedničkom mrežnom prostoru, objašnjavate što želite da rade u tom prostoru, a zatim im dopuštate da dodaju svoje ideje i čitaju doprinose drugih ljudi tijekom nekoliko dana.

Prednosti je gotovo previše za nabrajati, ali najsnažnije se odnose na davanje vremena i prostora ljudima da rade na način koji im najviše odgovara. Evo nekih:

• Uklonite vremenski pritisak. Umjesto da se osjećate ograničeno na generiranje ideja tijekom 45-minutnog sastanka, svi imaju vremena smisliti ideje.

• Razmislite kada smo najoštriji. Ljudi mogu generirati svoje ideje u doba dana kada su im umovi najoštriji, a ne kad god se dogodi sastanak.

• Razvijati ideje. Ljudi također imaju vremena razmišljati o svojim mislima i razvijati ih, umjesto da se osjećaju pod pritiskom da dijele prvu stvar koja im padne na pamet u obliku nacrta.

• Uredi i predstavi. Manji vremenski pritisak također omogućuje ljudima da shvate najbolji način da podijele svoje ideje, bilo da je to uređivanje napisane misli ili njeno skiciranje.

• Razmislite o mislima drugih ljudi i nadahnite se. Svaka osoba također može pogledati ideje koje drugi ljudi dijele, razmisliti o njima i možda ih koristiti kao dodatnu inspiraciju za svoje ideje.

Kao što sam već rekao, iako su ove metode rada puno popularnije među udaljenim timovima koji su prisiljeni drugačije razmišljati o suradnji, one su jednako dostupne i jednako korisne za timove koji rade osobno.

Kako metode daljinske suradnje koriste svima

Još jedan kritičan razlog zašto je suradnja na daljinu tako korisna je to što uklanja mnoge inherentne predrasude kulture upoznavanja.

Iz raznih razloga (Otvara se u novom prozoru), muškarci imaju tendenciju govoriti više od žena u mješovitim okruženjima, a žene će vjerojatnije prekinuti osobe bilo kojeg spola od muškaraca. Uklanjanje grupne dinamike sastanka u stvarnom vremenu iz sesije suradnje tako što ga čini asinkronim eliminira veliki dio problema "tko govori više".

Asinkrona, daljinska suradnja koristi sramežljivim i introvertiranim ljudima koji ne vole govoriti na sastancima, ali imaju vrijedne uvide za dijeljenje. Isto vrijedi i za svakoga tko nema dobro verbalno znanje jezika, kao što su govornici kojima to nije izvorni jezik ili bilo tko s govornom manom. Isto tako, osobe s invaliditetom svih vrsta u prednosti su kada mogu odvojiti svoje vrijeme za čitanje ili slušanje onoga što su drugi ljudi doprinijeli i odlučiti kako najbolje oblikovati svoje doprinose.

Preporuka naših urednika

Smanjite sastanak, prihvatite daljinsku suradnju

Zašto smo tako dugo očekivali da će ljudi na sastancima doći do svojih najboljih ideja? Nema smisla. Način za bolju suradnju je uzeti ono što su udaljene organizacije naučile o suradnji i primijeniti to posvuda. To ne znači da su sastanci besmisleni. Više je to što se previše organizacija oslanja na sastanak da bi obavile sav posao, dok je sastanak često vrijedan samo za mali dio zajedničkog posla koji treba obaviti.

Zapravo, neki od online alata za suradnju koje sam spomenuo imaju ugrađene alate za audio ili video sastanke, tako da kada ljudi imaju priliku razmišljati o nekim idejama i napraviti vlastite bilješke, svatko može pogledati zajednički dokument i započeti sastanak dovršiti bilo koji posao koji bi se najbolje odvijao sinkrono tijekom poziva.

Dakle, dajte ljudima više prilika da iznesu svoje najbolje ideje na stol podržavajući metode daljinske suradnje i koristeći softver za suradnju.

Za više savjeta o radu na daljinu pogledajte naše priče o tome kako raditi od kuće.