Kako kupiti uslugu videokonferencije

Vaša je tvrtka odlučila neke svoje komunikacije prebaciti na video. Čuli ste za velike igrače kao što su ClickMeeting, RingCentral, Skype i Vonage, ali zapravo ne znate razliku između njih. Čuli ste za alate usmjerene na potrošače kao što su Facetime i Google Hangouts, ali niste sigurni jesu li prikladni za poslovnu upotrebu.

U našem pregledu najboljih rješenja za videokonferencije, analiziramo razlike između najboljih alata na tržištu uspoređujući ih značajku po značajku. Iako bi taj pregled mogao biti koristan za korisnike koji razumiju što ove značajke rade i kako mogu koristiti njihovom poslovanju, mogao bi biti previše napredan za timove koji tek započinju proces kupnje rješenja za videokonferencije.

Kako bismo vam pomogli, razgovarali smo s Brianom Gilmanom, potpredsjednikom marketinga proizvoda u Vonageu (posebna ponuda: počevši od 13,99 USD po retku mjesečno u Vonageu) (Otvara se u novom prozoru), o čimbenicima koje bi početnici trebali uzeti u obzir pri odabiru videokonferencije riješenje. Razgovarali smo o svemu, od dijeljenja sadržaja i kvalitete poziva do pozadinske analitike. Naoružani znanjem iz ovog članka, trebali biste se moći vratiti na našu recenziju najboljeg rješenja za videokonferencije s boljom idejom o tome što trebate i koji pružatelj to može pružiti.

Oglas

1. UC ili video konferencije

Sama videokonferencija pruža korisnicima mnogo različitih značajki i opcija. Međutim, u svojoj srži, videokonferencija je jednostavno način na koji jedan korisnik komunicira naprijed-natrag s drugim korisnikom putem video streama uživo. Naprednija rješenja dopuštaju stvari kao što su video emitiranja jedan prema više, dijeljenje zaslona, ​​pa čak i funkciju webcastinga koja može anketirati članove publike i prikupljati podatke o gledateljima (ali idemo naprijed).

Objedinjene komunikacije (UC) uzimaju video konferencije i dodaju ih većem skupu komunikacijskih alata. Moći ćete slati chat i tekstualne poruke suradnicima. Moći ćete kreirati tijek rada za upravljanje projektima. Moći ćete stvarati dokumente i uređivati ​​ih u isto vrijeme na način na koji biste to učinili s platformom poput Google Drivea.

Možda je najvažniji aspekt UC platforme njezina sposobnost integracije s rješenjima trećih strana kako bi vam pomogao u boljem uvozu i izvozu podataka iz alata u alat. Na primjer, ako trebate nazvati klijenta i želite pristupiti njegovoj ili njezinoj evidenciji kako biste poboljšali svoju komunikaciju, tada integracija između vašeg Salesforce računa i vašeg UC alata to čini nevjerojatno lakim. Unutar nadzorne ploče Salesforcea moći ćete pokrenuti poziv, pregledati povijest interakcije korisnika i dodati bilješke o onome što je rečeno tijekom poziva.

"Imati jedinstvenu platformu očito je nešto što bi bilo od interesa", rekao je Gilman. "Ujedinjena platforma za mobilnost, suradnju i glas je nešto što većina kompanija danas traži."

Gilman upozorava da bi izgradnja komunikacijske platforme putem pojedinačnih dobavljača bila pretjerana. Dodatno, podaci se možda neće prenositi sa sustava na sustav tako lako kao što bi to bilo unutar platforme jednog dobavljača. Osim toga, ako se nešto pokvari, morat ćete otkriti zašto razgovarajući s višestrukim predstavnicima podrške iz više tvrtki, što zvuči kao noćna mora.

2. Jednostavnost korištenja

Svi oblici poslovnog softvera dolaze sa spektrom upotrebljivosti. Neki alati za marketing e-poštom tako su dobro dizajnirani da se čini kao da se svatko može probuditi i postati trgovac e-poštom bez ikakve formalne obuke. Ostali alati su toliko komplicirani i tehnički da čak i najnapredniji trgovci posežu za gumbom podrške.

Videokonferencije nisu ništa drugačije. Neki alati nude čista i intuitivna korisnička sučelja (UI) koja vam omogućuju da kliknete na ime osobe i izravno započnete poziv. Neki vam omogućuju da unaprijed zakažete sastanke tako da kliknete na kolegin kalendar i upišete svoje ime. Postoje alati koji vam omogućuju stvaranje virtualne konferencijske sobe, slanje poveznice i pozivanje stotina ili tisuća ljudi u tu sobu bez ikakvih preduvjeta za bilo kojeg od vaših gostiju. Ovo su vrste rješenja koje ćete htjeti uzeti u obzir prilikom kupnje.

"Većinu vremena videokonferencija ima mnogo nijansi jer se danas koristi mnogo različitih protokola", rekao je Gilman. “Nailazite na izazove uvođenja naslijeđenih platformi, uvođenja trećih strana koje su izvan stranice... to je bio izazov godinama. Mogućnost slanja poveznice na platformu treće strane i primanja tog poziva jednostavnog poput telefonskog poziva ključ je uspjeha.”

Uglavnom, ako otvorite svoj softver za videokonferencije i osjećate se kao da ste trebali steći diplomu inženjera, vjerojatno radite s pogrešnim alatom.

3. Suradnja i dijeljenje

Čak i ako odlučite ne kupiti UC platformu, možda ćete ipak željeti alat za videokonferencije koji može izvesti osnovno dijeljenje dokumenata i zaslona. Ove značajke omogućuju vašim korisnicima da pošalju datoteke bilo kome u konferencijskoj sobi ili ispuste dokument s web stranice na svoj zaslon radi demonstracije.

"Potreba za suradnjom i dijeljenjem sadržaja je važna", rekao je Gilman. "Da bi se sastanak dogodio, dijeljenje sadržaja gotovo je jednako važno kao i vidjeti ga licem u lice. To može biti jednostavno poput dijeljenja dokumenata tako da korisnici mogu dijeliti ono na čemu rade u stvarnom vremenu. To je ključna komponenta svakog suradničkog okruženja.”

Posjedovanje ovih značajki također vam omogućuje da koristite svoj alat za video konferencije na načine koje niste mogli zamisliti. Svi razmišljaju o videokonferenciji za timske sastanke, ali što je sa sastancima klijenata, pozivima potencijalnih klijenata ili pozivima partnera? "Kada počnete razmišljati o tome kako video može promijeniti način na koji tvrtke mogu poslovati, usvajanje postaje mnogo raširenije", rekao je Gilman.

5. Back-End administracija

Budući da vi birate sustav, zašto ne biste odabrali onaj koji vam daje kontrolu nad svime? Enterprise video alati daju vam pristup značajkama kao što je snimanje poziva jednim klikom, statistika koja vam govori tko najviše zove, koliko dugo ljudi ostaju na pozivima, kada ljudi prekidaju vezu i više. Također možete kontrolirati tko ima administrativna dopuštenja za snimanje vlastitog poziva, tko može uskočiti ili prenijeti pozive drugim korisnicima i tko može ispitati kvalitetu poziva kako bi sustav isporučio jasne slike.

"Sofisticirani administratori će htjeti znati koji je bio gubitak paketa (koji je pridonio lošoj kvaliteti poziva)", rekao je Gilman. “Je li to bilo na drugom kraju (ili na mreži tvrtke)? Ako je bilo lokalno, onda morate pogledati mrežu (kako biste utvrdili gdje je problem)."