Kako izraditi hitne dokumente za vaš dom i posao

Ako upravljate uredom, imate li tlocrt koji možete brzo podijeliti u slučaju katastrofe ili nekog drugog razloga koji zahtijeva ulazak ljudi neupućenih u prostor? Ako iznajmljujete nekretninu za odmor ili čak samo sobe u svom domu, pružate li gostima odgovarajuće informacije za hitne slučajeve, kao što je mjesto za sastajanje na otvorenom u slučaju požara?

Razmišljanje o pripravnosti za hitne slučajeve nikada nije zabavno, ali planirati unaprijed i pripremiti se mnogo je bolje nego željeti da ste to učinili nakon katastrofe.

Evo jednostavnog projekta koji će vam pomoći da se bolje pripremite: Napravite karte izlaza u nuždi, tlocrte i druge dokumente koji su vam potrebni. Slijedite naše korake i sve to možete učiniti za otprilike sat vremena.

Potrebna vam je aplikacija za izradu dijagrama s predlošcima

Tajna održavanja kratkog projekta je korištenje aplikacija za dijagrame koje su besplatno dostupne na mreži i nevjerojatno su jednostavne za korištenje. Ove aplikacije imaju predloške za grafikone, karte, grafikone i tako dalje. Kada radite s predlošcima, sve što trebate učiniti je preurediti namještaj, da tako kažem. Ne morate ništa crtati ispočetka.

(Zasluge: PCMag)

Koju biste aplikaciju za izradu dijagrama trebali koristiti?

Pod pretpostavkom da ne znate ništa o softveru za dizajn ili vektorsko crtanje, preporučam dvije aplikacije za izradu planova izlaza u nuždi, tlocrta i drugih ključnih dokumenata za vaš dom, nekretninu za odmor i posao. To su Lucidchart i SmartDraw.

Lucidchart je malo lakši za korištenje, ali SmartDraw ima više predložaka za pripravnost u hitnim slučajevima. Međutim, oba su izuzetno korisna. Oba imaju besplatnu razinu usluge, tako da ne morate ništa platiti za izradu ovih kritičnih datoteka. I oba imaju web-aplikaciju, tako da ne morate instalirati nikakav softver.

Koji dokumenti za pripravnost u hitnim slučajevima su vam potrebni?

Ljudi često ne znaju koji dokumenti za pripravnost u hitnim slučajevima trebaju sve dok nisu imali priliku pregledati popis opcija. Pa pogledajmo popis nekih od najčešćih:

• Tlocrt/karta evakuacije

• Plan/karta evakuacije zgrade, uključujući sigurno mjesto okupljanja

• Plan kuće/karta evakuacije, uključujući sigurno mjesto sastanka

• Plan kontinuiteta poslovanja

• Popis kontakata za hitne slučajeve (svaki bi dom trebao imati jedan na hladnjaku ili istaknut negdje na vidljivom mjestu)

• Telefonsko stablo za hitne slučajeve

• Listovi s informacijama o prvoj pomoći i KPR-u

• Šumski požar, poplava, potres i upute za sklonište

Mogao bih nabrajati unedogled, ali nadam se da će ovaj popis potaknuti ideje za dokumente i dijagrame koji su prikladni za vašu lokaciju i okolnosti.

Neki od ovih dokumenata dostupni su za lakši ispis, kao što su karte CPR i prve pomoći. Druge je tako jednostavno napraviti da ih možete čak i brzo nacrtati u aplikaciji za obradu teksta. Možda ćete čak doći u iskušenje da ih napišete rukom. Ipak, preporučujem digitalizaciju jer je lakše čuvati kopije pohranjene u oblaku, koje možete jednostavno dijeliti, uređivati ​​i umnožavati. Osim toga, digitalna kopija spremljena na Google Drive, OneDrive, Dropbox ili bilo koji drugi sustav za pohranu u oblaku koji koristite znači da možete dobiti informacije čak i ako niste ispred komada papira koji ste ispisali.

Kako izraditi hitne dokumente

Korištenje jedne od dvije aplikacije koje sam ranije spomenuo, SmartDraw ili Lucidchart, učinit će ovaj projekt brzim i učinkovitim. Možda ćete čak uživati ​​u korištenju alata.

Započnite s pregledom predložaka koje aplikacija nudi. U softveru za izradu dijagrama, "predložak" obično znači ogledni dokument s oglednim sadržajem koji se već nalazi na njemu, tako da dobivate puno više od datoteke s pravilnim oblikovanjem.

Uzmimo primjer karte za evakuaciju ureda. Predložak ima već nacrtan ogledni tlocrt i rutu evakuacije (umjesto da vam daje prazno platno i biblioteku odgovarajućih objekata za dodavanje). Sve što trebate učiniti, doslovno i metaforički, jest premjestiti namještaj. Povlačite i ispuštate objekte koji predstavljaju vrata, prozore, stolove, stolce, biljke u saksijama, hladnjake za vodu, kupaonice, ormare i tako dalje dok se uzorak tlocrta ne transformira u prikaz vašeg stvarnog uredskog prostora. Također pomičete i rotirate, produžujete ili skraćujete crvene strelice koje pokazuju na najbliže izlaze.

(Zasluge: PCMag)

Možda nećete moći pronaći točan predložak koji želite, ali uvijek možete koristiti druge slične dijagrame za svoju svrhu. Na primjer, okomita organizacijska shema nije toliko različita, shematski govoreći, od telefonskog stabla.

Odvojite sat vremena da se bolje pripremite

Aplikacije za izradu dijagrama toliko olakšavaju stvaranje nekoliko dokumenata o pripravnosti za hitne slučajeve da biste trebali biti u mogućnosti izbaciti mnoge od najvažnijih koji su vam potrebni za sat ili dva. Uzmite bilo koji petak poslijepodne kada se osjećate iscrpljeni od drugog posla ili subotu ujutro kod kuće za osobne dokumente i izradite nekoliko kritičnih datoteka.

Za više osnovnih sigurnosnih savjeta pročitajte naš vodič za početnike o sigurnosnom kopiranju i načinu sigurnosnog kopiranja i vraćanja iPhone ili Android uređaja.