Gubite manje vremena na sastancima uz ova 4 jednostavna savjeta

Sastanci su skupi, ne samo u smislu plaća ljudi, već i kognitivnog opterećenja, energije i morala. Sastanci se prekidaju, skrećući pozornost ljudi s temeljnog posla koji često zahtijeva veliku usredotočenost. Uz e-poštu, sastanci su desetljećima dosljedno rangirani kao najgora bolna točka od strane zaposlenika.

U kontekstu rada na daljinu tijekom pandemije, kada su stres i tjeskoba već visoki za toliko ljudi, ima smisla aktivno smanjiti količinu vremena koje provodimo na sastancima.

Ovisno o vašoj radnoj ulozi, možda ćete moći jednostavno napustiti neke sastanke, bilo da ih otkažete ili odbacite. Tu je i pitanje "Je li ovaj sastanak trebao biti e-pošta?" Ako bi se sadržaj sastanka mogao djelotvornije prenijeti na drugačiji način, nemojte, ponavljam, nemojte održati sastanak.

Što je sa sastancima koje jednostavno ne možete preskočiti? Uostalom, neki sastanci su zaista vrijedni i važni. Sastanci omogućuju ljudima da se upoznaju, što stvara prijateljstvo. Posebno kada radite na daljinu, sastanci pomažu u izgradnji povjerenja (Otvara se u novom prozoru). Kada je hitna stvar pri ruci i brzina je problem, sastanci su obično najbrži način da ljudi identificiraju probleme i donesu odluke. Neki sastanci pružaju jasnoću na način na koji druge metode komunikacije ne mogu.

Većina ljudi zna da kada apsolutno morate imati sastanak, sastanak treba imati dnevni red s ciljevima, da dnevni red treba biti raspodijeljen unaprijed ili da možete koristiti aplikacije koje će vam pomoći da imate bolje sastanke, bla, bla, bla. Malo se ljudi zamara ovim koracima. Zašto ne biste potražili druge načine da sastanke učinite učinkovitijima i smanjite količinu vremena koje provodite na sastancima? Evo četiri strategije kako to učiniti.

1. Održi pola sastanka prije sastanka

Umjesto održavanja jednosatnog sastanka, zakažite 30-minutni (ili još bolje, 20-minutni) sastanak i dajte svim sudionicima sastanka način da doprinesu sadržaju ili svrsi prije samog sastanka. Ova strategija nije samo korisna za smanjenje vremena sastanka, ona također omogućuje introvertima i drugima da sudjeluju na načine koji mogu biti lakši i ugodniji od govora na sastanku.

Kako to radiš? Upotrijebite asinkroni alat za suradnju, kao što je zajednički dokument ili mrežna ploča, gdje ljudi mogu čitati dnevni red, zapisivati ​​pitanja, razmišljati o idejama ili raditi što god želite da "sudjeluju" na sastanku. Kada ljudima date mjesto za čitanje, probavljanje, komentiranje, razmišljanje i razmišljanje asinkrono, kada nisu stavljeni na mjesto, mogu uzeti vremena za to. To također mogu učiniti u vrijeme koje im je najbolje i neće ometati njihovu osnovnu djelatnost.

Aplikacije za suradničku bijelu ploču poput Conceptboarda omogućuju ljudima da razmišljaju, postavljaju pitanja i na drugi način sudjeluju u sastanku prije samog sastanka.

Neke aplikacije koje biste mogli razmisliti o korištenju su Miro, Mural, Conceptboard (prikazano), Google Workspace aplikacije poput Google Docs, pa čak i suradničke aplikacije za bilježenje poput Microsoft OneNote.

Dajući ljudima mjesto da zabilježe svoje ideje prije samog sastanka, dobit ćete bolje sudjelovanje od svih koji inače ne bi javno govorili. Što je još važnije, trebali biste moći znatno skratiti stvarno vrijeme sastanka, možda prepoloviti, jer se toliko posla radi unaprijed.

Ova strategija ne funkcionira za svaku vrstu sastanka, ali je idealna za sastanke na kojima bi svi sudionici trebali pridonijeti, kao što je sastanak za razmišljanje ili uvodni sastanak za novi proizvod.

2. Dodijelite mjeritelja vremena

Dodijelite mjeritelja vremena i svakako tu osobu predstavite kao mjeritelja vremena sastanka. Mjeritelj vremena je odgovoran za to da sastanak započne i završi na vrijeme, te da svi segmenti koje treba držati u vremenskom roku.

Da biste započeli na vrijeme, jednostavno uvođenje mjerača vremena odličan je način za to. "Phil će biti mjeritelj vremena na današnjem sastanku. Olakšajmo Philu i počnimo sada."

Kako bi završio na vrijeme, mjerač vremena može objaviti kada je ostalo pet, dvije ili jedna minuta, ovisno o atmosferi i važnosti sastanka.

Za upravljanje segmentima najlakše je dati primjer. Recimo da planirate sastanak na kojem se ljudi trebaju predstaviti. Mogli biste reći: "Molim vas, predstavite se i objasnite zašto ste na ovom sastanku za oko 15 sekundi. Jill je naš današnji mjeritelj vremena. Jill, molim vas, namjestite svoj mjerač vremena da se isključi nakon 15 sekundi kako bismo mogli pratiti raspored." Tako se Jill neće morati osjećati loše jer nekoga prekida i govori mu da završi s tim. Zvono radi svoj posao.

Vclock.com ima besplatni mjerač vremena s mnogo opcija za zvukove upozorenja.

Možete koristiti slične formulacije kada imate segmente sastanka za različite ljude kako bi predstavili svoje ideje ili informacije.

Brojne su aplikacije, web stranice i dodaci za odbrojavanje. Koristite standardnu ​​aplikaciju na svom telefonu ili besplatnu web stranicu, kao što je vclock.com (prikazano).

Preporuka naših urednika

3. Zatražite povratne informacije o sastancima koji se ponavljaju

Evo strategije koja će vam pomoći smanjiti duljinu ponavljajućih sastanaka: Zamolite sudionike za povratne informacije. Najučinkovitiji je s ponavljajućim sastancima, kao što su sastanci stalnog tima i tjedne ili mjesečne prijave, jer su format i neke od tema obično svaki put isti.

Nakon sastanka zatražite konkretne povratne informacije, kao što su:

• Je li taj sastanak bio duži nego što je trebao biti? Je li bilo prekratko? Nismo li pokrili nešto o čemu ste htjeli razgovarati?

• Na što nismo trebali potrošiti toliko vremena?

• Je li bilo dijelova sastanka koji bi bili bolji da smo ih napravili drugačije, kao što je razmišljanje o zajedničkom dokumentu?

Vaši sudionici sastanka mogu imati sjajne ideje o tome kako poboljšati sastanak, bilo da to znači skraćivanje, promjenu formata ili oboje.

4. Prilagodite svoj jedan-na-jedan

Vaša organizacija može imati normu za sastanke jedan na jedan, što znači ponavljajuće sastanke između zaposlenika i upravitelja. Često se održavaju jednom tjedno, obično traju od pola sata do 45 minuta. Ali tko kaže da je taj raspored idealan za vas?

U razgovoru jedan na jedan, dvije strane mogu i trebaju imati otvoren dijalog o tome jesu li učestalost i trajanje sastanaka korisni i učinkoviti. Sastanak od pola sata svaki drugi tjedan može biti sve što vam treba. Tjedna prijava od 15 minuta mogla bi biti bolja za vas.

Nema razloga da razgovori jedan na jedan budu dulji ili češći nego što je potrebno za obje strane. Pokušajte pokrenuti ovu temu u svom sljedećem razgovoru jedan na jedan i vidite možete li se vi i vaš kolega složiti oko idealne količine vremena koje možete provesti zajedno.

Kraći, učinkovitiji sastanci

Ne može se svaki sastanak otkazati. Svaki sastanak ne bi trebao biti kraći nego što ste prvotno očekivali, ovisno o njegovoj svrsi i željenom ishodu. No svakako bi većina sastanaka koje održavaju stručni radnici mogli trajati kraće i biti učinkovitiji. Aktivnim fokusiranjem na smanjenje vremena koje vam oduzimaju sastanci, znatno ćete ublažiti bol koju sastanci uzrokuju. Što je još važnije, vaši kolege će vam biti zahvalni.