Brzo očistite datoteke: Organizirajte svoju online pohranu pomoću ovih 7 jednostavnih koraka

Koliko se oslanjate na pretraživanje da biste pronašli datoteke i mape koje trebate? Upoznao sam mnoge optimiste koji vjeruju da je pretraživanje dovoljno dobro da uvijek izvuče datoteke koje žele za nekoliko sekundi. Optimizam blijedi nakon nekoliko godina jer ljudi gomilaju više digitalnih stvari nego što se njihovi umovi mogu sjetiti. Dopustite mi da s vama podijelim najjednostavniji i najučinkovitiji način za brzo čišćenje datoteka.

Mnogo sam puta pisao o ovoj strategiji. Radi na čišćenju vaše mrežne pohrane, kao i na organiziranju računa e-pošte, lokalne pohrane, pa čak i papirnatih datoteka poput obiteljskih dokumenata (koje biste također trebali digitalizirati). Pouzdano ga koristim gotovo dva desetljeća i nikad me nije iznevjerio.

Na kraju članka imam nekoliko riječi o tome zbog čega ovaj sustav funkcionira. Ali da prijeđem na stvar i pokažem vam što je to i kako to učiniti.

1. Napravite mapu i dajte joj naziv za tekuću godinu

Prvo stvorite mapu i nazovite je "2022", ili koja god je tekuća godina. Ova bi se mapa trebala nalaziti u vašoj organizaciji najviše razine. Na primjer, u Dropboxu stavite ovu novu mapu izravno u Dropbox mapu. Na GoogleDriveu, stavite ga u Moj pogon. U OneDriveu, stavite ga u Moje datoteke.

Za ovakav način organiziranja, OneDrive je možda najsloženiji sustav za rad, ali imam nekoliko dodatnih savjeta za OneDrive korisnike, koje ću obraditi pred kraj. Slično tome, korisnici Google diska otkrit će da im je potrebno nekoliko jedinstvenih uputa u vezi s čišćenjem datoteka koje se dijele s njima. I vratit ću se na te točke malo kasnije.

2. Napravite mapu i nazovite je '_Inbox'

Stvorite drugu mapu i nazovite je "_Inbox." Postavite ovu novu mapu na istu razinu kao i mapu 2022 tako da se pojavljuju jedna pored druge. Podvlaka uzrokuje da se mapa pojavi na vrhu popisa kada su mape poredane abecednim redom.

(Zasluge: PCMag)

3. Premjestite aktivne i nedavne datoteke u mape koje ste upravo stvorili

Sljedeći korak je identificirati svoje aktivne datoteke, tj. datoteke koje otvarate ili na kojima radite barem jednom mjesečno. Stavite te datoteke u mapu _Inbox.

Identificirajte druge datoteke na kojima ste radili ove godine i premjestite ih u mapu tekuće godine. Neki jasni primjeri su fotografije koje ste snimili 2022. Odaberite ih sve i premjestite u mapu 2022.

Razlog za istovremenu izvedbu ovih koraka (razvrstavanje datoteka u _Inbox i 2022) je taj što ćete uvijek pronaći neke datoteke koje se baš i ne uklapaju ni u jednu kategoriju. Na primjer, možda ćete imati digitalne kopije svoje porezne prijave nakon podnošenja, koje bi trebale ići u mapu 2022, ali možda ćete morati ponovo pregledati te datoteke prije kraja godine, u kojem slučaju one pripadaju u _Inbox .

Ne brini previše oko toga. Donesite odluku i nemojte pretjerivati. Korištenjem ovog sustava već ste smanjili broj mjesta na kojima se datoteka može nalaziti na dva. To je prilično dobro.

4. Napravite mape za druge godine

Sljedeći korak je stvaranje nekoliko dodatnih mapa godina, kao što su 2021., 2020., 2019. itd.

Koliko unatrag morate ići? Ovisno o tome koliko datoteka imate u svom mrežnom sustavu za pohranu, možda ćete prestati nakon nekoliko godina i zatim stvoriti mapu pod nazivom "2015. i starije". Na primjer, moja najstarija mapa zove se "2005-STARIJI."

Nemojte ga zvati "Stariji od 2015." Umjesto toga, zadržite godinu na početku naziva kako bi se sve vaše mape prikazale kronološki kada su poredane po abecedi.

5. Premjestite starije datoteke u odgovarajuće mape

Od ove točke, prilično je jednostavno razvrstati sve svoje datoteke po datumu i premjestiti ih u mapu odgovarajuće godine. Opet, nemojte previše razmišljati o tome ako imate datoteke koje bi potencijalno mogle živjeti u više mapa. Za sada ih samo stavite u mapu. Kasnije ga možete fino podesiti.

6. Organizirajte jedan sloj dublje s podmapama

Možete stati ovdje ako želite, sada kada su vaše datoteke barem podijeljene u mape po godinama. Ili možete organizirati jedan sloj dublje s nekoliko podmapa.

Unutar svake mape godine možete stvoriti nekoliko podmapa s jasnim nazivima. Neki primjeri su:

Primijetite da za svaku podmapu također uključujem godinu u ime. To je tako da ako slučajno premjestite podmapu na pogrešno mjesto, ona će biti odmah vidljiva i lako ispraviti.

7. Premjestite datoteke u odgovarajuću podmapu

Sada sve što trebate učiniti je premjestiti datoteke u odgovarajuće podmape. Ovaj korak možete napraviti sada ili ga sačuvati za kada budete imali više vremena. Nije presudno premještati datoteke u podmape, ali ovisno o tome koliko datoteka imate na bilo kojem mjestu, to bi vaše datoteke moglo učiniti mnogo organiziranijim.

I to je bit svega!

Ranije sam nagovijestio da Microsoft OneDrive predstavlja neke izazove u korištenju ovog sustava organizacije datoteka i mapa. Problem je u tome što Microsoft prema zadanim postavkama smješta datoteke u mape, ovisno o tome koju ste aplikaciju koristili za izradu datoteke. Na primjer, dobar broj vaših datoteka možda se već nalazi u dokumentima, mom trezoru i slikama.

Evo što preporučujem u tom slučaju:

Preporuka naših urednika

• Jednostavno stvorite vlastite mape godina unutar podmapa

• Nemojte još izraditi mapu za tekuću godinu

• Nemojte stvarati mapu _Inbox

• Premjestite sve datoteke s kojima ste više-manje gotovi u mapu odgovarajuće godine

• Držite sve svoje aktivne datoteke u nadređenoj mapi, točno tamo gdje pripadaju

Nekoliko mjeseci kasnije, kada udobno uđemo u 2023. ili kasnije, možete stvoriti mapu 2022. i premjestiti neke datoteke u nju. Za sada, najmanje zbunjujuća metoda je držati svoje aktivne datoteke tamo gdje jesu, a ostale pohraniti na mjesto gdje će se lako pronaći.

Pogledajte i naše savjete o tome kako upravljati fotografijama na OneDriveu i kako upravljati, sinkronizirati i dijeliti datoteke na OneDriveu.

Ako koristite Google Drive, svi koraci koje sam naveo na početku rade savršeno. Ali vjerojatno imate još jedan problem: gomilu datoteka koje su drugi ljudi podijelili s vama.

Ako ste ikad pokušali osloboditi prostor na Google disku, vjerojatno ste naišli na datoteke koje se dijele s vama jer često neočekivano zauzimaju mnogo prostora, što ih čini plodom za brisanje.

Kako organizirati one koje želite zadržati?

• Idite na Dijeljeno sa mnom

• Pregledajte gomilu datoteka i odaberite jednu (ili više) za brisanje umjesto organiziranja

• Kliknite desnom tipkom miša i odaberite Ukloni

• Za bilo koju datoteku koju želite zadržati i organizirati, desnom tipkom miša kliknite na nju i odaberite ili Dodaj prečac na Drive ili Napravi kopiju i odaberite mapu u koju biste je trebali pohraniti

(Zasluge: PCMag)

Zašto ovaj sustav funkcionira?

Zašto ovaj sustav funkcionira? Prije svega, s godinama ne možete pogriješiti. Svaka je datoteka stvorena ili aktivna tijekom određene godine—a ako nije, uvijek je možete staviti u svoju pristiglu poštu. Možete čak izraditi podmapu u pristigloj pošti za specifičnije zimzelene dokumente, kao što su:

Isto vrijedi i za stvaranje podmapa u vašim starim mapama, kao što je spomenuto. Samo naprijed i stvorite podmape koje sam ranije spomenuo za fotografije, poreze, radne datoteke i sve ostalo što vam ima smisla.

Još jedan razlog zašto je ovaj sustav tako učinkovit je taj što ne treba puno razmišljanja da biste započeli. Ne morate donositi mnogo odluka o tome što kamo ide ili koje nazive mapa odabrati. Te su odluke već donesene umjesto vas. A možete dodati u sustav malo po malo, stvarajući više podmapa prema potrebi. Na primjer, u mapi Fotografije iz 2022. možete imati 2022. fotografije Meginog vjenčanja i 2022. fotografije Davidove mature.

Očistite malo svoj neuredan digitalni život

Jedna od najvažnijih ideja koju dijelim s ljudima kada čiste svoje datoteke jest da se ne brinu oko svega odjednom. Kada izradite godišnje mape za organiziranje svoje online pohrane, odmah dolazite do sustava koji možete brzo implementirati i koji vam odmah donosi velike dobitke. Kada je u pitanju daljnja organizacija vašeg sustava, nema pritiska da to učinite sada. Možete uzeti vremena i učiniti to malo po malo.

Za više savjeta o čišćenju svog digitalnog života saznajte nekoliko savjeta za organiziranje kabela i kabela, oslobađanje prostora na vašem iPhoneu ili iPadu i čišćenje prostora na disku u sustavu Windows.