Brzi početak: Konfigurirajte Base CRM u 10 jednostavnih koraka

Base CRM izbor je urednika PCMaga za CRM softver. Niz videozapisa opisanih u ovom članku osmišljen je kako biste brzo i jednostavno pokrenuli Base CRM. Vodi vas kroz sve početne korake postavljanja, organiziranja i korištenja vašeg računa. U članku ćemo raščlaniti zadatke kao što su prilagodba prodajnih kanala, konfiguracija upravljanja potencijalnim klijentima i postavljanje automatiziranih radnji.

Personalizacija obavijesti

Stvaranje i upravljanje poslovima

Prilagodba vaših prodajnih kanala

Izrada i dodjela zadataka

Postavljanje automatiziranih radnji

Prvi korak: Pregledajte nadzornu ploču

Naučite kako koristiti nadzornu ploču Base CRM u ovom kratkom videu, uključujući pregled aktivnosti računa, sažetak procesa i opcije filtriranja. Postoje tri vrste Base CRM profila, svaki s različitim dopuštenjima: User, Manager i Enterprise. Korisnički profil može vidjeti samo vlastitu aktivnost, menadžer može vidjeti svoju aktivnost i aktivnosti svojih izravnih podređenih, a poslovni korisnici mogu vidjeti aktivnosti cijelih timova.

U suprotnom, nadzorne ploče izgledaju jednako na svim profilima, sa sažetkom procesa i poslova na lijevoj strani, aktivnošću računa u sredini te zadacima i sastancima s desne strane. Novi dodatak korisničkom sučelju (UI) je univerzalni gumb Dodaj, koji se može koristiti za dodavanje novih kontakata, potencijalnih klijenata i drugih zapisa s bilo kojeg zaslona, ​​uključujući nadzornu ploču.

Možete vidjeti informacije na najvišoj razini o svojim poslovima, filtrirane po kanalu, kao i aktivnosti u posljednjih 30 dana, uključujući ukupan broj dobivenih i izgubljenih poslova ili onih koji su označeni kao nepodobni. Aktivnost računa organizirana je po bilješkama, izvršenim zadacima i poslovima. U ovom stupcu vidjet ćete svaki put kada netko doda novu ponudu, kontakt, bilješku, zadatak ili promijeni status ili fazu potencijalnog klijenta ili ponude. Na kraju, zadaci i nadolazeći sastanci su s desne strane; zakašnjeli zadaci prikazani su crvenom bojom. Pogledajte videozapis za savjete o filtriranju sadržaja i prilagodbi nadzorne ploče vašim specifičnim potrebama.

Osnovni CRM - 1. dio - Pregled nadzorne ploče

Drugi korak: Personalizacija obavijesti

Ovaj vas videozapis vodi kroz način upravljanja obavijestima. Postoje tri različite vrste obavijesti u Base CRM-u: unaprijed postavljene obavijesti, personalizirane obavijesti i web obavijesti.

Unaprijed postavljene obavijesti uključuju softverske aktivnosti kao što su kada vam je dodijeljen potencijalni kupac, posao ili zadatak, kao i podsjetnike na sastanke i zadatke. Postoje i obavijesti sustava, primjerice kada je uvoz ili izvoz dovršen ili kada se iz obrasca za snimanje stvori novi potencijalni klijent. Za svaki od njih možete odabrati web upozorenje, upozorenje e-poštom ili isključiti obavijesti.

Korisnici mogu kreirati personalizirane obavijesti vezane uz potencijalne kupce, kontakte i ponude. Za svaki prvo odaberete filter, kao što su potencijalni klijenti koji pripadaju određenim timovima ili korisnicima ili posao koji je u određenoj fazi. Zatim odaberete okidač. Na primjer, možda želite primiti upozorenje kada se zadatak doda novoj ponudi ili kada se promijeni faza posla u pripremi. Obavijesti mogu imati više od jednog okidača. Možete primati web, e-mail i mobilna upozorenja.

Naposljetku, korisnici koji su se prijavili za Base Voice ili su se integrirali s drugim davateljem glasovnih usluga poduzeća mogu se prijaviti za web obavijesti o dolaznim pozivima i tekstualnim porukama. Base Voice uključuje jedinstveni telefonski broj i automatski bilježi pozive i poruke potencijalnim klijentima i kontaktima.

Osnovni CRM - 2. dio - Personalizacija obavijesti

Ako ste novi u CRM-u, možda ćete biti zbunjeni kada su u pitanju potencijalni klijenti i kontakti. U Base CRM-u potencijalni klijent je potencijalni klijent, tvrtka ili poslovna prilika koja još nije dio prodajnog procesa. To uključuje ljude i tvrtke koje ste otkrili putem umrežavanja, ali s kojima još niste sklopili poslovni dogovor. Potencijali su sve o potencijalu. Kada potencijalni klijent pokaže interes za proizvod ili uslugu, to se može pretvoriti u kontakt. Kontakt također može biti netko s kim ste poslovali u prošlosti i vjerojatno će ponuditi ponovni posao.

Kartice Leads i Contacts u Base CRM-u izgledaju i rade slično, s različitim filtrima pretraživanja. Potencijalni klijenti kategorizirani su na tri načina: novi, zaposleni i nekvalificirani. Kontakti su podijeljeni između očekivanih i kupaca. Kontakti se mogu povezati s jednim ili više poslova. I za potencijalne klijente i za kontakte možete vidjeti povezane zadatke i sastanke u njihovim unosima, kao i povezane dokumente. Potencijalni klijenti se mogu pretvoriti u kontakte, ali se ta radnja ne može poništiti.

Osnovni CRM - 3. dio - Voditelj VS. Kontakti

Četvrti korak: Stvaranje poslova i upravljanje njima

Ponude su prodajne prilike povezane s potencijalnim klijentom ili kontaktom. Oni se kreću kroz vaš prodajni cjevovod, koji predstavlja vaš prodajni proces. Svaki niz završava u jednoj od tri zatvorene faze: pobjeda, poraz ili diskvalifikacija. Dobici i gubici su razumljivi sami po sebi; označavanje posla kao nekvalificiranog znači da to nije bilo izravno odbijanje. Nekvalificirani razlozi mogu biti povezani s vremenom, proračunom, reorganizacijom tvrtke ili bilo kojim elementom izvan vaše kontrole. Ova tri segmenta ponude olakšavaju praćenje vašeg uspjeha i bolje ciljanje vašeg prodajnog tima.

Na stranici s ponudama možete vidjeti koliko je ponuda u svakoj fazi procesa. Poput potencijalnih klijenata i kontakata, ponude možete filtrirati prema bilo kojem polju koje koristite. U unosu ponude možete vidjeti koji je kontakt, potencijalni kupac ili tvrtka povezana s njom, nedavnu aktivnost te njezinu vrijednost i postotak vjerojatnosti. Također se prikazuju svi povezani zadaci ili sastanci. Ovdje također možete promijeniti fazu dogovora.

Osnovni CRM - Dio 4 - Ponude

Peti korak: Prilagodba vaših prodajnih kanala

Prodajni kanali se sastoje od faza. Osnovni CRM ima šest faza odmah po završetku, ali možete dodati više ili izbrisati one koje ne planirate koristiti. Također možete preimenovati i preurediti faze na temelju procesa vaše tvrtke. Postoje dvije vrste faza: aktivne i zatvorene. Iako možete preimenovati bilo koju od tri zatvorene faze, koje prema zadanim postavkama imaju pobjedu, poraz i diskvalificiranje, možete ih izbrisati ili dodati još.

Ako imate više kanala prodaje, svaki možete prilagoditi u različitim fazama. Dakle, ako prodajete i proizvode i usluge, tada možete imati kanale koji odgovaraju svakom procesu.

Osnovni CRM - 5. dio - Prodajni kanali

Šesti korak: dodajte prilagođena polja

Potencijalni kupci, kontakti i ponude imaju mnogo zadanih polja, ali to nije uvijek dovoljno. Prilagođena polja omogućuju vam prikupljanje i pohranjivanje dodatnih podataka o vašim potencijalnim klijentima koji su jedinstveni za vašu tvrtku. Base CRM ima niz opcija prilagođenih polja. Možete stvoriti polja za jedan redak teksta, odlomak teksta, potvrdni okvir, padajući izbornik, izbornik s višestrukim odabirom, datum, e-poštu, telefon, adresu i URL. Možete dodati onoliko prilagođenih polja koliko želite i do 500 izbora za padajuće izbornike i izbornike s višestrukim odabirom.

Osnovni CRM - Dio 6 - Prilagođena polja

Sedmi korak: Zakažite sastanke

Osnovni CRM dolazi sa značajkom kalendara, a također možete integrirati jedan ili više Google kalendara sa svojim računom. Morate odabrati jedan kalendar kao zadani, koji je jedini koji možete uređivati. Kalendarski sastanci koji nisu zadani prikazani su sivom bojom. Kada kreirate termin, možete ga povezati s potencijalnim klijentom, dogovorom ili kontaktom. Samo počnite upisivati ​​naziv i Base CRM će predložiti sve odgovarajuće zapise.

Ti će se sastanci pojaviti u unosu za potencijalnog klijenta, kontakt ili dogovor. Spremanjem sastanka dodajete ga u svoj kalendar i šaljete pozivnice drugim sudionicima. Možete učitati logotip svoje tvrtke koji će se pojaviti na svim pozivnicama. Također možete dodati sastanke sa stranica potencijalnih klijenata, kontakata ili ponuda. Kada pregledavate sastanak, možete vidjeti koji su sudionici prihvatili i odbili vašu pozivnicu.

Osnovni CRM - Dio 7 - Zakazivanje sastanaka

Osmi korak: Stvorite i dodijelite zadatke

U Base CRM-u svi su zadaci povezani s poslovima. Zadatke možete dodati s kartice Kalendar ili Zadatak ili izravno iz unosa potencijalnog klijenta, kontakta ili ponude. Zadaci imaju datume dospijeća i izborne podsjetnike, koji se mogu poslati tjedan, jedan dan, jedan sat, 30 minuta, 15 minuta ili pet minuta prije ili na točan datum dospijeća. Zakašnjeli zadaci prikazani su crvenom bojom. Ovisno o vašim dopuštenjima, možete dodijeliti zadatke sebi ili drugim korisnicima.

Osnovni CRM - Dio 8 - Zadaci

Deveti korak: Integrirajte svoju e-poštu

Base CRM ima alat za e-poštu, ali se također integrira s Gmailom i drugim pružateljima usluga e-pošte. Integracija vašeg računa e-pošte znači da se komunikacija s potencijalnim kupcima i kontaktima automatski bilježi, ostavljajući vam vremena za važnije poslove. Vaš račun e-pošte sinkronizirat će se na dva načina: e-poruke koje šaljete u Base CRM-u pojavit će se u vašem klijentu e-pošte i obrnuto. Base CRM će vam poslati e-poštu kada završi početna sinkronizacija e-pošte.

Vaša e-pošta podijeljena je u četiri mape: Inbox, Nepraćena e-pošta, Poslano i Arhivirano. Vaša pristigla pošta sadrži e-poruke koje su povezane s potencijalnim kupcima, kontaktima i ponudama na vašem računu. E-poruke koje se ne prate su one koje nisu povezane s vašim računom. Iz te mape možete dodati e-poštu kao potencijalnog klijenta ili kontakt. U mapi Poslano možete vidjeti je li e-pošta pregledana i koliko je puta pregledana, tako da možete identificirati poruke koje možda nisu uspjele ili su otišle na pogrešnu adresu e-pošte. Možete izbrisati poruke ili ih arhivirati kada više nisu važne.

Osnovni CRM - Dio 9 - Integracija e-pošte

Korak 10: Postavite automatizirane radnje

Ako uvijek iznova radite isti zadatak, zašto ga ne biste automatizirali? Base CRM ima nekoliko opcija za automatsko kreiranje zadataka na temelju određenih događaja. Morate biti korisnik na razini upravitelja koji je administrator računa za stvaranje automatskih radnji. Primjeri uključuju stvaranje zadataka kada posao prijeđe u novu fazu ili ažuriranje prilagođenog polja kada se stvori nova ponuda. Prvo odabirete događaj koji će pokrenuti radnju. Izbori uključuju: kada se stvori novi potencijalni klijent;, kada se stvori novi kontakt, kada se stvori posao ili kada se posao premjesti u drugu fazu. Neki od tih događaja imaju detaljnije opcije kao što je filtriranje prema tvrtki, kanalu ili fazi posla.

Zatim odlučujete što bi trebao biti zadatak, dodjeljujete ga korisniku i po želji dodajete rok. Možete izraditi više zadataka po automatiziranoj radnji.

Osnovni CRM - Dio 10 - Automatske akcije