Bez papira je jednostavno uz ovih 5 praktičnih aplikacija

Prelazak bez papira ne mora biti težak, pogotovo ako imate prave alate za to. Ako pokušavate u potpunosti ostati bez papira, postoji pet aplikacija ili usluga koje vam mogu pomoći da se prebacite jednostavno, učinkovito i trajno.

Prvo napravite popis. Gdje u životu još koristite papir? Možda svoj popis obaveza držite u bilježnici ili možda imate hrpu dokumenata koje ste potpisali tintom i sada nemate kamo otići. Umjesto da se osjećate preplavljeni idejom da biste trebali eliminirati sav papir iz svog života, manje razmišljajte identificirajući ključna područja u kojima je papir još uvijek plodan kako biste se prvo mogli usredotočiti na ta mjesta.

Nakon što steknete ideju s čime imate posla, trebat će vam ovih pet alata:

  • aplikacija za popis obaveza,

  • aplikacija za skeniranje,

  • alat za e-potpis,

  • servis za pohranu u oblaku i dijeljenje datoteka, i

  • aplikacija za bilježenje.

  • Pogledajmo pobliže svaki od ovih alata i njihovu funkciju. U nastavku ćete pronaći preporuke za određene aplikacije koje će vam pomoći da započnete.

    Aplikacija Asana za upravljanje zajedničkim radom

    Índice
    1. 1. Aplikacija za popis obaveza
    2. 2. Aplikacija za skeniranje
    3. 4. Usluga pohrane i dijeljenja u oblaku
    4. 5. Aplikacija za bilježenje
    5. Gledajte naprijed, počnite danas

    1. Aplikacija za popis obaveza

    Ako pokušavate ostati bez papira, morate pronaći aplikaciju za popis obaveza koja vam odgovara i držati je se nekoliko tjedana.

    Najbolje aplikacije za popise obaveza puno su učinkovitije od papirnatih popisa. S aplikacijom nikada niste prekrižili ili naškrabali svoj tekst. Možete jednostavno uređivati ​​i preuređivati ​​zadatke kada se promijene prioriteti ili rokovi. Možete dodijeliti zadatke drugim osobama, primati podsjetnike o nadolazećim rokovima, dodavati poveznice i telefonske brojeve jednim dodirom svojim zadacima i još mnogo toga.

    Moja dva najbolja odabira za aplikacije popisa obaveza su Todoist Premium i Asana. Nekoliko drugih aplikacija vrlo je dobro za određene vrste ljudi. To uključuje OmniFocus (za korisnike Applea koji slijede metodologiju Getting Things Done), TickTick (za korisnike Pomodoro Technique) i Workflowy (za one koji vole iznimno jednostavnu i štedljivu aplikaciju).

    Nakon što odaberete aplikaciju za popis obaveza, počnite s stvaranjem tri kategorije popisa: posao, osobno i kućanstvo. Kasnije ih možete promijeniti ako ne odgovaraju vašim potrebama.

    U odjeljku Posao zapišite zadatke koje trebate obaviti ovaj tjedan za svoj posao. Onda prestani. Nemojte biti previše ambiciozni ili razmišljati previše unaprijed. Na svoj osobni popis zapišite nekoliko osobnih zadataka – što god vam padne na pamet, poput slanja čestitki ili zakazivanja frizure. Upotrijebite odjeljak Kućanstvo da započnete svoj popis za kupnju namirnica i zabilježite druge zadatke koji vam padnu na pamet, bez obzira na to koliko ih brzo trebate obaviti. Također možete napraviti popis pod nazivom Jedan dan za razne stvari.

    To je dovoljno za početak. Dok budete koristili aplikaciju za obavljanje zadataka, shvatit ćete koje strategije najbolje funkcioniraju kada je u pitanju organiziranje popisa, postavljanje podsjetnika i delegiranje zadataka drugim ljudima.

    Prvih nekoliko tjedana neka vam popisi budu kratki i jasni. Korištenje aplikacije s popisom obaveza po prvi put je poput stjecanja bilo koje nove navike; ako je previše komplicirano, možda se nećete držati toga. Nakon što prekinete s tom navikom, možete početi usavršavati svoje strategije popisa obaveza.

    Aplikacija za skeniranje

    2. Aplikacija za skeniranje

    Aplikacija za skeniranje neprocjenjiva je za pretvaranje važnih papirnatih dokumenata u digitalne datoteke. Kada digitalizirate dokumente, možete ili arhivirati izvornike, u slučaju važnih dokumenata, ili ih uništiti ili reciklirati.

    Primjeri papira koje možete digitalizirati su porezne prijave, identifikacijski dokumenti, potvrde (rođenja, smrti, vjenčanja, diplome), jamstva i potvrde, recepti, pa čak i nepapirnati dokumenti kao što su detalji i upute ispisani na donjoj strani vašeg routera.

    Mobilne aplikacije za skeniranje, koje radije koristim, pretvaraju kameru vašeg telefona u skener. Iako možete koristiti bilo koji pisač sa skenerom za digitalizaciju dokumenata, mobilne aplikacije za skeniranje praktičnije su i prijenosnije. Možete snimati bilo što bilo gdje.

    Najbolje aplikacije za skeniranje otkrivaju ne samo rubove stavke koju skenirate, već i o kojoj se vrsti stavke radi, radi li se o stranici iz knjige ili posjetnici. Dobra aplikacija za skeniranje također bi trebala moći kompajlirati više stranica u jednu datoteku. Najpopularnije aplikacije za skeniranje također uključuju tehnologiju optičkog prepoznavanja znakova (OCR), tako da možete kopirati i zalijepiti tekst iz dokumenta unutar minute nakon skeniranja.

    Dvije aplikacije za skeniranje koje ispunjavaju sve ove zahtjeve i dostupne su za Android i Apple mobilne uređaje:

    Aplikacija za e-potpis

    Ako želite bez papira, morate moći potpisati dokumente bez da ih ispisujete. Trebali biste moći potpisati većinu dokumenata digitalno, uz vrlo nekoliko iznimaka. Da biste to učinili, potrebna vam je aplikacija koja vam omogućuje izradu digitalnog potpisa i njegovu primjenu na datoteke.

    Neki primjeri softvera koji uključuju alate za e-potpis su:

    • Adobe Reader,

    • Adobe Acrobat,

    • Pregled za macOS (prikazano gore),

    • DocuSign,

    • HelloSign i

    • SwiftScan (prethodno spomenuto).

    Za početak morate izraditi potpis. Ovaj je korak često najteži dio jer potpisi izgledaju neuredno kada se stvaraju mišem, prstom i dodirnim zaslonom ili olovkom. Obično postoji i opcija da potpišete svoje ime tintom na papiru i zatim ga skenirate. Dobra je vijest da nakon što stvorite potpis koji vam se sviđa, možete ga spremiti i ponovno koristiti.

    Ako trebate više pojedinosti, pogledajte Kako potpisati PDF s Acrobat Readerom i Kako potpisati PDF u pregledu macOS-a.

    Opcija dijeljenja Google Workspacea

    4. Usluga pohrane i dijeljenja u oblaku

    Usluga pohrane u oblaku čini sve vaše dokumente dostupnima bez obzira koji uređaj imate pri ruci. Također uključuju značajke dijeljenja dokumenata, tako da ne morate slati velike datoteke e-poštom i brinuti se da će biti odbijene zbog njihove veličine.

    Neki od najpopularnijih servisa za pohranu datoteka su Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, Box i Apple iCloud Drive.

    Mnogi programi za sinkronizaciju datoteka također vam omogućuju spremanje izvanmrežnih kopija dokumenata na vaše uređaje, što je izuzetno zgodno za sve što vam može zatrebati u polu-hitnim slučajevima, kao što su potvrde o osiguranju, osobne iskaznice ili imena i telefonski brojevi u telefonskom stablu. .

    Neki od najboljih servisa za sinkronizaciju datoteka također imaju alate za dijeljenje dokumenata. Obično datoteke koje želite dijeliti stavite u mapu u aplikaciji za sinkronizaciju ili pohranu u oblaku i kliknite desnom tipkom da biste dobili vezu koju možete dijeliti. S te veze primatelj može preuzeti datoteke. Ovisno o usluzi koju imate, možda ćete imati opciju vidjeti kada i koliko često neka osoba preuzima datoteku. Neke usluge, uključujući Dropbox (ionako plaćenu verziju), omogućuju vam da izradite datum isteka za pristup.

    Evernote aplikacija za bilježenje

    5. Aplikacija za bilježenje

    Aplikacije za bilježenje korisne su za pohranjivanje i razvrstavanje širokog spektra ideja, preporuka, bilješki, recepata, novinskih članaka i drugog sadržaja koji se nekada mogao naći na papiru. S aplikacijom za bilježenje možete preskočiti papir i prijeći izravno na elektroničko bilježenje ovih ideja.

    Tri aplikacije za bilježenje koje najčešće preporučujem su Evernote, Microsoft OneNote i Joplin.

    Ako ste skloni ispisivanju web-stranica, bilo da čitate članke ili spremate recepte, aplikacija za bilježenje Web Clipper pomoći će vam da ostanete bez papira. Ova vam značajka omogućuje kopiranje cijelog sadržaja web-stranice, osim oglasa i ostalog smeća, u novu bilješku u vašoj aplikaciji za bilježenje. Osobno koristim web clipper u svojoj aplikaciji za bilježenje za spremanje i organiziranje recepata.

    Aplikacije za bilježenje dobro funkcioniraju i za snimanje preporuka koje vam ljudi daju za restorane, filmove, TV emisije, glazbu, tvrtke i tako dalje. Također su izvrsni za kopiranje raznih informacija, kao što je radno vrijeme - jednostavno upotrijebite aplikaciju da snimite sliku i spremite je kao bilješku.

    Gledajte naprijed, počnite danas

    Posljednji savjet o prestanku rada bez papira je da počnete danas i gledate naprijed, a ne unazad. Pod tim mislim da se nemojte suzdržavati od digitalizacije bez obzira na gomilu papira koju imate. Umjesto toga, usvojite nekoliko aplikacija koje će vam pomoći da se oslobodite papira i možete nastaviti sa svojim novim navikama. Kasnije uvijek možete počistiti zaostatke... ili svoje stare papire gurnuti u kutiju, staviti ih u stražnji dio ormara i zaboraviti na njih.

    Odgovori

    Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Obavezna polja su označena sa * (obavezno)

    Go up