7 jednostavnih savjeta kako konačno ostati bez papira

Koliko se papirića nalazi na vašem kuhinjskom pultu, stolu u blagovaonici ili na nekom drugom mjestu gdje im nije mjesto? Pratite li? Čuvate li hrpu veterinarskih dokumenata za slučaj da se trebate sjetiti koje je točno lijekove uzimao vaš ljubimac prije tri godine? Sav taj papir stoji tamo i čeka vrijeme kada se možete pozabaviti njime, a koje izgleda nikad neće doći. Vrijeme je da se riješite papira i sav osjećaj krivnje koji se s njim gomila. Vrijeme je da pređemo bez papira.

Što znači "bez papira"?

Bez papira sam više od desetljeća. Pod "bez papira" ne mislim da nemam papira u životu. I dalje mi treba papirnati rodni list, naravno, a koristim tradicionalnu bilježnicu za pisanje bilješki na satu jezika koji pohađam. Međutim, uglavnom se ne držim papira. Umjesto toga, skeniram važne dokumente u uslugu pohrane i čuvam digitalne bilješke u aplikaciji za bilježenje. Na telefonu pišem svoj popis obaveza i kupnje unutar aplikacije. Prikvačim preporuke restorana na internetsku kartu. Postoji toliko mnogo jednostavnih trikova koji vam mogu pomoći da uklonite papir iz svog života.

Digitalizacija je laka. Najteži dio je ne dopustiti da se papir počne kopirati. Ako ste spremni riješiti se većine papira u svom životu, evo što trebate znati kako biste započeli i kako to nastaviti.

(Foto: Wonderlane na Unsplash)

1. Ignorirajte zaostatke

Prvi korak u prestanku rada bez papira je zaboraviti na gomilu papira koju ste već nakupili i umjesto toga se usredotočiti na nove navike koje su vam potrebne u budućnosti. Što ćete učiniti drugačije od danas? Možda zvuči kontraintuitivno, ali djeluje.

Suočavanje sa zaostatkom može biti neodoljivo, a kada se ljudi osjećaju preopterećeni, odugovlače. Zato zaboravite na to za sada. Ukratko, ne osvrćite se. Umjesto toga, usvojite pristup naprijed.

Jednog ćete dana doći do svojih starih hrpa papira - ili ne. Za sada ne dopustite da vas stari papiri sputavaju da započnete nešto novo.

2. Nabavite ovih 5 aplikacija

Za pravi napredak bez papira trebat će vam pet aplikacija ili usluga.

• Aplikacija za popis obaveza. Potrebna vam je aplikacija popisa obveza da biste zapisali i organizirali ne samo svoje zadatke i poslove, već i popise za kupnju i druge podsjetnike.

• Aplikacija za skeniranje. Aplikacija za skeniranje pomaže vam brzo digitalizirati fizičke papire.

• Usluga mrežne pohrane. Usluga mrežne pohrane mjesto je gdje ćete pohraniti većinu svojih digitaliziranih dokumenata. Nekoliko primjera su Microsoft OneDrive, Google Drive i Dropbox. Uskoro ću više o ovom dijelu jer je malo kompliciraniji od ostalih aplikacija.

• Alati za e-potpis. Alati za e-potpis češći su nego što mislite. Po svoj prilici, vjerojatno već imate unaprijed instaliranu aplikaciju na računalu s ovom značajkom. Adobe Acrobat Reader i Appleov Preview dva su primjera.

• Usluga dostave ili dijeljenja dokumenata. Usluga dostave dokumenata pomaže vam slati i dijeliti datoteke bez njihovog ispisivanja. Većina mrežnih usluga za pohranu već uključuje alate za dijeljenje i isporuku dokumenata, a oni odgovaraju potrebama većine ljudi. Međutim, ako šaljete puno datoteka koje morate potpisati i vratiti, specijalizirana usluga poput DocuSign ili HelloSign može biti bolja.

Pročitajte moje detaljnije preporuke za svaku od aplikacija koje trebate bez papira ako niste sigurni kako ih pronaći i odabrati.

3. Odaberite uslugu pohrane

Zaronimo malo dublje u uslugu pohrane, treću vrstu gore spomenute aplikacije. Usluga pohrane je mjesto gdje pohranjujete digitalne verzije svojih papirnatih dokumenata i, kao što je spomenuto, također možete dijeliti i dostavljati dokumente drugima.

U idealnom slučaju, želite uslugu pohrane koja vam omogućuje pristup i sigurnosno kopiranje datoteka bez obzira gdje se nalazite. Jedna od mogućnosti je korištenje servisa za pohranu u oblaku i dijeljenje datoteka, kao što su Dropbox, Google Drive ili Microsoft OneDrive.

Nekada je postojalo nekoliko specijalnih usluga dizajniranih da vam pomognu da ostanete bez papira automatskim otkrivanjem i klasificiranjem različitih vrsta dokumenata koje ste im učitali, kao što su porezne prijave i medicinski računi—ali većina tih usluga nije preživjela. Većina ih se usredotočila na pružanje usluga malim tvrtkama umjesto osobnim i kućnim potrošačima. NeatFiles (otvara se u novom prozoru) i FileThis (otvara se u novom prozoru) (korisnička izdanja) još uvijek postoje ako vam ova vrsta usluge zvuči privlačno.

Bez obzira koju uslugu pohrane odabrali, odaberite jednu i držite je kako biste sve svoje dokumente mogli staviti na jedno mjesto.

Za bilo koju uslugu pohrane, provjerite jeste li razumjeli postavke i pravila privatnosti i sigurnosti, kao i opcije dijeljenja. Držite svoje privatne i osjetljive dokumente odvojeno (u različitim mapama) od svih datoteka ili mapa koje možda dijelite.

4. Prijavite se za digitalne izvode i plaćanja i uklonite se s popisa za slanje e-pošte

Ako i dalje primate papirnate račune i izvode, prijavite se da ih primate e-poštom gdje god možete. Osim toga, prijeđite na online plaćanja gdje god je to moguće.

Posljednji kočničari online plaćanja najčešće su vlasnici i upravljačke tvrtke. Ako ste zapeli s ispisivanjem čeka za mjesečnu stanarinu, pokušajte objasniti svom stanodavcu da će dobiti brže i pouzdanije ako prihvaćaju digitalna plaćanja. Čak i najmanje tvrtke mogu prihvatiti izravne bankovne prijenose uz male ili nikakve naknade, a mnoge sada prihvaćaju sredstva putem aplikacija za mobilno plaćanje. Kad sve svoje račune budete mogli plaćati digitalno, umjesto čekovima i kuvertama, bit ćete korak bliže tome da ostanete bez papira.

Ako morate slati čekove, provjerite nudi li vaša banka online ispis čekova. To je usluga u kojoj napišete ček sa svog računa online, a banka ga pošalje primatelju. Neke banke čak plaćaju poštarinu!

Kako biste smanjili količinu neželjene pošte koju primate, najbolje je slijediti pristup u dva koraka, prema podacima o neželjenoj pošti potrošača Savezne komisije za trgovinu (otvara se u novom prozoru). FTC preporučuje da prvo odustanete od marketinških tvrtki koje koriste DMAChoice.org (imajte na umu da postoji naknada za obradu od 2 USD). Drugo, uklonite se s popisa ponuda osiguranja i bankarstva koristeći OptOutPrescreen.com.

5. Skenirajte i uništavajte nove pristigle papire

Nakon što ste smanjili količinu papira koji dolazi, vrijeme je da počnete razvijati nove navike za svu papirologiju koja se još uspije uvući u vaš život. Proces koji ćete najviše raditi je skeniranje i uništavanje ili skeniranje i recikliranje. Počnite razmišljati o skeniranju i uništavanju/recikliranju kao novoj navici koju pokušavate usvojiti.

Više volim skenirati papire pomoću mobilne aplikacije, ali alternativno možete koristiti stolni skener ili funkciju skeniranja na višenamjenskom pisaču.

Donesite sebi pravilo koje glasi otprilike ovako: Kad dobijem novi komad papira koji trebam digitalizirati, upotrijebit ću ga telefonom da ga odmah skeniram, a zatim ću staviti papir u kantu za recikliranje ili isjeckati hrpu. Još bolje, pošaljite ga ravno u sjeckalicu ako je imate. Zašto čekati?

Preporuka naših urednika

Natjerati se na tu naviku može biti teško. "Nemam vremena ovo sada skenirati", mogli biste reći. Vježbajte svoju novu naviku tako što ćete skenirati dokument ili dva iz svoje zaostale stvari, samo da je isprobate. Koliko je potrebno? Koju ste aplikaciju koristili? Jeste li ikada trebali riješiti problem?

Dok skenirate papire, u nekom trenutku morate dati naziv dokumentu, možda dodati oznake i spremiti ga u odgovarajuću mapu. Jedan je trik da kao zadanu lokaciju skeniranja postavite mapu koju nazivate Inbox. Skenirajte sve u svoju pristiglu poštu i ako trenutno nemate vremena preimenovati, označiti i sortirati datoteku, možete se pozabaviti svime u pristigloj pošti kada budete imali vremena.

Također možete otkriti da je skeniranje dokumenata pri prirodnom svjetlu lakše nego pod unutarnjim osvjetljenjem, pa se ponekad isplati pričekati danju umjesto skeniranja noću. Nakon što steknete osjećaj kako to učiniti i koliko vremena je potrebno, možda će vam biti lakše pratiti.

6. Razvijte druge tijekove rada

Skeniranje i uništavanje jedan je tijek rada. Kako se budete prilagođavali svom stilu života bez papira, trebat će vam više radnih procesa za druge situacije.

Evo primjera: kada kupujete novi proizvod, fotografirajte korisnički priručnik, račun, jamstvo i serijski broj. Prenesite te slike na svoju uslugu pohrane i zatim se riješite viška papira.

Još jedan tijek rada je spremanje hrpe papira za koje mislite da biste ih trebali izrezati, ali trenutno niste sigurni, a zatim ih pregledajte određenog dana. Odaberite vrijeme i datum, bilo svake subote ili prve nedjelje u mjesecu, i iskoristite to vrijeme da očistite hrpu.

Ponekad ćete možda htjeti skenirati papire zadržavajući izvornike, u slučaju potvrda o osiguranju, dokumenata vlasnika kuće i tako dalje. Njihovom digitalizacijom stvarate sigurnosnu kopiju i osiguravate pristup informacijama koje sadrže, čak i ako ne možete doći do izvornika. Također je mnogo brže i lakše pretraživati ​​te dokumente digitalno nego fizički.

7. Ne razmišljajte previše

Kad vam u jednom trenutku ponestane papira, pitat ćete se želite li zadržati originalne kopije ili uništiti određene dokumente nakon što ih digitalizirate. Kad se suočite s teškim pozivom, nemojte previše razmišljati. Odlazak bez papira trebao bi vaš život učiniti jednostavnijim i lakšim, a ne stresnijim. Ako ste u nedoumici, zadržite original. Pohranite ga u fascikl, harmonika registrator ili ormar za dokumente. Nitko vam neće doći uzeti Paperless Club karticu ako se držite nekoliko papira.

Uz to, nemojte ostajati uokolo niti se truditi digitalizirati dokumente koji ne služe ničemu. Ako ste tip osobe koja marljivo drži papir u uvjerenju da činite odgovornu stvar, može biti zastrašujuće bilo što komadati i reciklirati. Ali hoćete li ikada trebati taj sendvič račun ili objašnjenje izjava o naknadama od prije dvije godine? Sjeckajte ih i igrajte s njima.