5 savjeta za produktivniji radni tjedan

Ponedjeljak je. Sjedili ste za svojim stolom dva sata i niste učinili ništa osim pregledali e-mail prijatelju u kojem ste ga zamolili da čuva vašeg psa kada odete na odmor. Hej, događa se. Odjednom je utorak poslijepodne, a vi još uvijek niste postigli ništa vrijedno pažnje. Gdje je nestalo vrijeme? Svi imamo ovakve radne tjedne. Možete li to okrenuti?

Tajna spašavanja vašeg tjedna može biti nekoliko savjeta i trikova koje možete izvaditi iz svoje torbe za produktivnost upravo za takve prilike. Ovih pet savjeta za poboljšanje fokusa i produktivnosti mogu vam pomoći da se vratite na pravi put, bilo da radite na daljinu ili u zajedničkom radnom prostoru.

(Zasluge: Alizée Baudez na Unsplash)

1. Stvorite jutarnju rutinu koja vas vodi

"Prvo obavi svoj najteži zadatak." Već ste čuli taj savjet, zar ne? Uopće nije od pomoći. Može biti i: "Morate upregnuti svu svoju snagu volje i prisiliti se učiniti nešto što ne želite učiniti." Bože, hvala ti.

Umjesto toga, stvorite jutarnju rutinu koja vas dovodi do zadatka za koji znate da biste ga trebali obaviti. To čak i ne mora biti vaš najteži zadatak. Ali namjerite nešto. Evo primjera:

Ovi su koraci samo primjer. Primijetite da nijedna od radnji nije teška, ali vas kolektivno postavljaju da izvršite zadatak koji želite. To je puno bolje nego oslanjati se samo na snagu volje.

Iako je otvaranje aplikacije s popisom obveza popularan način za početak, neki se kunu da umjesto toga najprije provjeravaju svoje kalendare i dnevni red. Pregledavanje kalendara može biti od velike pomoći ljudima koji većinu vremena provode na sastancima.

Najvažniji dio je, međutim, pretvoriti svoje korake u rutinu, što znači nešto što radite po navici. Započnite s nečim lakim i ugodnim - zato sam počeo kuhati kavu. Možda biste radije pustili glazbu ili prilagodili rasvjetu. Ako se veselite pokretanju rutine, to čini sve što dolazi nakon toga malo lakšim.

2. Sačuvajte svoj užurbani posao

Podnošenje izvješća o troškovima, čišćenje ulazne pošte, brisanje stola, skeniranje dokumenata - sve su to poslovi koje morate obaviti. Je li vas netko uvjerio da ne biste trebali raditi takve zadatke jer "nisu produktivni" ili imaju malu vrijednost? Jeste li si govorili da se zbog ovih zadaća samo osjećate produktivnima? Farma svinja.

Prije svega, ti zadaci imaju vrijednost. U velikoj shemi stvari, njihova vrijednost može biti niža od vrijednosti vaših najtežih zadataka, ali nije jednaka nuli. Dugujete svom šefu i kolegama u računovodstvu ispunjavanje izvješća o troškovima na vrijeme. Pražnjenje pristigle pošte danas omogućuje glatko iskustvo trijaže e-pošte sutra. Ako u blizini ne vidite hrpu papira, oni vas ne mogu omesti.

Drugo, spremanje tih zadataka i njihovo obavljanje u pravo vrijeme vrlo je produktivna strategija upravljanja vremenom. Svi mi imamo faze tijekom radnog tjedna kada smo sposobni koncentrirati se i druge kada nismo. Podnošenje izvješća o troškovima ne zahtijeva puno koncentracije. Zato sačuvajte taj zadatak za vrijeme kada vaša sposobnost koncentracije bude niska. Za devet do pet, petak poslijepodne često je najbolje vrijeme za zalijevanje biljaka, arhiviranje papira i obavljanje bilo kojeg drugog teškog posla koji ste štedjeli.

3. Oslonite se na rajčice za motivaciju

Što učiniti kada znate da je vrijeme da se uhvatite u koštac s određenim zadatkom, ali jednostavno ne možete započeti? Kad sam na najnižoj točki motivacije, okrenem se rajčicama.

Pomodoro tehnika je metoda rada koja pomaže ljudima da prevladaju nedostatak motivacije. Ime je dobio po starim kuhinjskim satovima u obliku rajčice; pomodoro je talijanski za rajčicu. Autor Francesco Cirillo osmislio je ovu metodu kao student i kasnije ju je opisao (i zaštitio) u svojoj istoimenoj knjizi. Postavite mjerač vremena na 25 minuta i radite na zadatku dok mjerač vremena ne zazvoni. Zatim vratite mjerač vremena na pet minuta i napravite kratku stanku. Ciklus ponavljate nekoliko puta i na kraju napravite dužu pauzu.

(Zasluge: strog tijek rada)

Sljedeći put kad vam se ne bude činilo da počnete s nekim zadatkom, provjerite možete li posvetiti samo 25 minuta da ga preskočite. Zatim postavite tajmer i krenite. Ne trebate mjerač vremena za rajčice jer možete koristiti aplikaciju ili proširenje preglednika dizajnirano za ovu tehniku. Sviđa mi se jedan koji se zove Strict Workflow.

Proširenja preglednika inspirirana Pomodorom također obično dolaze s blokatorima URL-ova koji vas sprječavaju da odete na Twitter, Facebook, Pinterest, ESPN ili druge web stranice za guilte pleasure dok pokušavate raditi. Aplikacija Sat za Windows 11 sada uključuje Focus Sessions, značajku koja pruža istu funkcionalnost u cijelom sustavu.

Ako bolje reagirate na vanjske motivatore, isprobajte Caveday. To je skupina ljudi koji zajedno rade sprinterske pauze, obično online iako su već bili osobno. Ako imate taj blagi pritisak drugih ljudi, lakše ćete obaviti posao.

4. Održavajte sastanke tijekom svog radnog vremena

Najgori način za dogovaranje sastanaka je odabir bilo kojeg starog slobodnog vremena.

Preporuka naših urednika

Sati u danu nisu jednaki. Neki od tih sati su vremena kada se možete usredotočiti na teške zadatke i osjećati se motiviranima da ih dovršite. Morate zaštititi te sate kako biste se tada mogli uhvatiti u koštac s najtežim poslom. Ne dajte te sate ljudima koji žele imati sastanke.

Umjesto toga, postavite zadano doba dana kada ste dostupni za sastanke. U koje doba dana obično padate? Vaši sati za odlazak trebali bi biti vaše zadano vrijeme sastanka. U nekim prilično rijetkim slučajevima, vođenje sastanaka je najteži posao koji itko radi. U tom slučaju zakažite sastanke za svoje vrlo produktivne sate i uštedite vrijeme za obradu e-pošte i druge zadatke.

(Zasluge: Christina @ wocintechchat.com na Unsplash)

Malo ljudi ima potpunu kontrolu nad održavanjem sastanaka. Ako vas šef vašeg šefa pozove na sastanak, idete u vrijeme kada on odabere. Međutim, kada kontrolirate vrijeme sastanka, primjerice kada vas netko pita kada ste slobodni, dajte mu opcije koje odgovaraju vašem raspoloženju. Na taj način čuvate sate visoke koncentracije za posao koji zahtijeva visoku koncentraciju.

Ovaj savjet se ne razlikuje od onog koji ste možda već čuli: svaki dan odvojite nekoliko sati u svom kalendaru za rad s dubokim fokusom. Evo u čemu je razlika. Malo ljudi zapravo blokira vrijeme, dok je zakazivanje sastanaka tijekom vašeg odmora nešto što biste mogli učiniti.

5. Odbacite sve savjete o produktivnosti koji vam ne odgovaraju

Ljudska bića sadrže mnogostrukost. Nitko ne može znati koliko su slični ili različiti od druge osobe. Gdje nalazimo motivaciju, što nam pomaže da ostanemo usredotočeni, zbog čega se osjećamo demoralizirano i kako se punimo, jedinstveno je za svakoga od nas. Možemo se osvrnuti na znanost kako bismo saznali koji savjeti za produktivnost djeluju kod većine ljudi, ali nikada ne možemo znati što funkcionira kod nas dok ih ne isprobamo.

Monique Valcour, izvršna trenerica i suradnica Harvard Business Reviewa, napisala je pronicljiv članak sa savjetima za ljude koji mrze savjete za produktivnost (Otvara se u novom prozoru). Namijenjen je ljudima koji pronalaze motivaciju gledajući prema unutra svoje namjere, a ne prema van prema popisu obaveza. To je za ljude koji se ne petljaju s mjeračima vremena za rajčice i osjećaju se bolje ako dobro napreduju na zadatku, umjesto da ga dovrše do proizvoljnog roka.

Imajući to na umu, izbacite sve savjete za produktivnost koji vam ne odgovaraju. Isprobajte ih, ali ih odbacite ako ne odgovaraju vašoj osobnosti. Ne manjka savjeta i strategija za produktivnost. Nemojte se osjećati neuspješno ako vam neki ne odgovaraju. Usredotočite se na one koji to rade.