15 savjeta kako sastanke učiniti dostupnijima svima

Ne morate znati o invaliditetu ljudi kako bi vaši sastanci bili pristupačniji svima. Procjenjuje se da jedna od četiri odrasle osobe u SAD-u živi s invaliditetom (Otvara se u novom prozoru), prema CDC-u, a mnoge od tih poteškoća su nevidljive. Osim toga, ljudi imaju privremene ili situacijske invaliditete. Na primjer, boravak u bučnom okruženju može utjecati na sluh osobe, pa su joj potrebni titlovi za praćenje sastanka.

Osim toga, imat ćete inkluzivnije i produktivnije sastanke ako povećate razinu udobnosti i sposobnost ljudi da sudjeluju, čak i ako nemaju invaliditet. Postoje jednostavni načini da sastanke učinite udobnijim za introverte, govornike engleskog jezika kojima engleski nije materinji jezik i druge.

Iako posjedovanje odgovarajućeg softvera i tehnologije za videokonferencije uvelike doprinosi pristupačnosti sastanaka, to nisu jedine stvari koje trebate uzeti u obzir. Vaša organizacijska kultura igra važnu ulogu. Kao i način na koji voditelji i sudionici govore, djeluju i komuniciraju. Imajući to na umu, evo nekoliko smjernica kako sastanke učiniti pristupačnijim. Više se fokusiram na virtualne sastanke nego na sastanke uživo jer su oni po svojoj prirodi pristupačniji i lako dostupni, kao što ćete vidjeti.

1. Stvorite kulturu govora

Najvažniji korak koji vi i vaša organizacija možete poduzeti kako biste sastanke učinili pristupačnijim jest stvoriti kulturu u kojoj se ljudi osjećaju ugodno govoreći. Bez obzira koliko se trudili sastanke učiniti inkluzivnima i pristupačnima, nemoguće je udovoljiti svima cijelo vrijeme. Ali ako su vaši sastanci sigurna mjesta gdje ljudi mogu tražiti ono što im treba kada im to zatreba, bit ćete u idealnoj poziciji da napravite prilagodbe i omogućite pristup ljudima po potrebi. Ako se sudionik osjeća ugodno kad kaže ili upiše u chatu: "Ne mogu jasno vidjeti vaš dijeljeni zaslon. Možete li, molim vas, povećati?" ili "Vaš stropni ventilator u videu mi stvara probleme. Možete li promijeniti kut kamere ili zamutiti pozadinu?" tada su svi u boljoj poziciji za uspjeh.

2. Unaprijed dostavite dnevni red i materijale

Svaki sastanak mora imati jasan dnevni red. Za sastanke koji se ponavljaju, dnevni red se može uključiti u naziv sastanka (na primjer, tjedna prijava), ali zapravo svima pomaže ako unaprijed znaju što će sastanak pokrivati. Dodavanje dnevnog reda čini sve jasnim i pomaže sudionicima da znaju što trebaju učiniti kako bi se pripremili. Ako netko s invaliditetom misli da će biti pasivni sudionik na sastanku, a zatim bude pozvan na licu mjesta da sudjeluje, možda nije dovoljno pripremljen za to.

Slično tome, dajte sudionicima kopije svih materijala, kao što su prezentacije, prije sastanaka—ili ih barem podijelite odmah na početku. Kada ljudima date kopiju svoje prezentacije, oni mogu koristiti čitače zaslona na njoj, zumirati prema potrebi, pratiti vlastitim tempom, voditi bilješke na lokalnoj kopiji i ne izgubiti svoje mjesto ili biti ometeni ako tehnološki kvar prekine prezentacija u stvarnom vremenu.

3. Dodajte zamjenski tekst slikama u prezentacijama

Prije nego što distribuirate materijale za sastanak (što ćete sada učiniti prije sastanka), svakako dodajte zamjenski tekst za sve važne slike. Zamjenski tekst omogućuje osobama koje ne mogu vidjeti sliku, bilo zbog invaliditeta ili tehničkih problema, da dobiju kratak opis onoga što propuštaju. Na primjer, ako uključite financijski grafikon, zamjenski tekst trebao bi ukratko sažeti ono što pokušavate istaknuti, kao što je "Grafikon pokazuje rast od 50% od siječnja do lipnja 2022."

(Zasluge: PCMag)

U nekim softverima za upoznavanje možda nećete moći dodati alternativni tekst nekim slikama, poput onih koje se dijele putem chata. U tim slučajevima, voditelj može dati kratak verbalni opis ako je slika važna za sastanak, ili netko može u chatu upisati kratak opis: "Alt tekst: soba u plamenu i pas sjedi na stolcu i govori: 'Ovo dobro je.'"

4. Učinite sastanak asinkronim

Slanje slajdova ili materijala za sastanak prije sastanka jedan je od načina da se dio sastanka učini asinkronim (što znači da ljudi ne komuniciraju u stvarnom vremenu). Kada sastanci imaju asinkronu komponentu, gubite znatno manje vremena na sastancima i dajete ljudima priliku da obrade informacije, razmisle i razmisle prije nego što o njima razgovaraju uživo. Ljudi koji ne govore jezik sastanka, oni s govornim poteškoćama, ljudi koji su introvertirani i mnogi drugi smatraju da je vrlo korisno doći na sastanke nakon što su unaprijed obavili dio posla koji sastanak želi obaviti. .

5. Snimite poziv

Za važne sastanke, velike sastanke i webinare, snimite poziv i učinite video dostupnim ljudima nakon toga. Videozapis znači da je vaš sastanak sada dostupan svima koji nisu mogli prisustvovati. Također omogućuje ljudima da ponovno pregledaju važne dijelove sastanka, naprave bolje bilješke i razjasne sve što nisu razumjeli prvi put. Osobe koje gledaju videozapis također mogu usporiti ili ubrzati reprodukciju, uključiti titlove (uključuju ih mnogi alati za videokonferencije – više o tome uskoro), a ponekad čak i preuzeti prijepis zvuka.

6. Omogućite titlove

Najveći igrači u videokonferencijama – uključujući Zoom Meetings, Google Meet i Microsoft Teams – svi imaju opciju omogućiti automatske, strojno generirane titlove tijekom sastanka. U Microsoft Teams-u to se zove Live Captions (Otvara se u novom prozoru) i uključuje postavku za sudionike da imaju svoje titlove prevedene na jedan od 34 jezika (uključujući nekoliko dijalekata engleskog među njima). Titlovi uživo dio su Windows pristupa pristupačnosti na prvom mjestu. Google Meet također može transkribirati različite jezike i prevoditi s jednog na drugi.

(Zasluge: PCMag)

Međutim, automatski generirani titlovi uvijek nisu dovoljni, pa Teams sada ima opciju pozvati profesionalnog stenografa da transkribira sastanke u stvarnom vremenu i pokaže sudionicima točnije titlove – to se zove CART titlovi (otvara se u novom prozoru ), a trebate osigurati svoju stenografkinju.

7. Neka značajke pristupačnosti budu isključene, a ne uključene

Ključni korak koji mnogi ljudi zanemaruju kada započinju virtualne sastanke je poznavanje softvera koji koriste. (To je bio glavni razlog zašto se dogodilo toliko bombaških napada Zooma na početku pandemije COVID-19; malo je ljudi znalo koje mogućnosti imaju za osiguravanje sastanaka. Zoom je također bio kriv i trebao je učiniti sigurnosne značajke istaknutijima.) Dok istražujete svoje opcije softvera i saznajte koje značajke pristupačnosti postoje, pogledajte koje od njih možete trajno omogućiti da budu uključene prema zadanim postavkama. Na ovaj način, značajke pristupačnosti postaju onesposobljenje za ljude na sastancima, a ne onemogućavanje.

8. Najbolje prakse za osvježavanje slajdova

Prije predstavljanja materijala na virtualnom sastanku, pregledajte najbolje prakse za stvaranje i predstavljanje dijaprojekcija (Otvara se u novom prozoru) jer oni također poboljšavaju pristupačnost. Na primjer, jedna od najboljih praksi za prezentacije je postaviti vrstu puno veću nego što biste očekivali: 40 pt za osobne sastanke i najmanje 24 pt za virtualne sastanke. Postavljanje velikog fonta prisiljava vas da tekst na stranici svedete na minimum, što je još jedna najbolja praksa. Nemojte pretrpavati tobogane. Uvijek pokažite puni napisani naziv važnih proizvoda, mjesta i ljudi (uključujući njihove nazive) na koje se pozivate. Ne znaju svi tko je Gary, a neki bi ljudi mogli čuti "Keri". Zapisati.

Ako koristite Microsoft Teams, razmislite o korištenju značajke PowerPoint Live, koja sudionicima omogućuje aktiviranje čitača zaslona na PowerPoint prezentacijama; čitači zaslona ne rade na prezentacijama prikazanim putem dijeljenja zaslona. Svejedno biste trebali staviti kopiju prezentacije na raspolaganje sudionicima sastanka ili prije sastanka ili na samom početku sastanka, ali korištenje programa PowerPoint Live korisno je ako ga netko nije primio.

9. Prezenteri: Omogućite video i centrirajte svoje lice

Ako predstavljate tijekom sastanka, omogućite svoj video i sredite svoje lice. Provjerite zauzima li vaše lice veći dio zaslona. Na taj način ljudi mogu vidjeti vaše usne dok govorite i čitati vaše izraze lica, što može pomoći ljudima da razumiju što govorite. Iznimka je ako tijekom prezentacije koristite znakovni jezik, u tom se slučaju odmaknite od kamere dovoljno da se pokažete barem od torza prema gore.

(Zasluge: Getty Images)

Govornici trebaju imati uključene video kamere dok govore. Što se tiče toga hoće li drugi sudionici uključiti svoje kamere, vjerujem da je to osobni izbor. Predavačima i domaćinima sastanaka obično je korisno vidjeti lica publike tijekom sastanka jer im to daje povratnu informaciju – ne samo ako je sastanak zanimljiv i ljudi razumiju gradivo, već i ako nešto pođe po zlu. Na primjer, ako se mikrofon voditelja iznenada isključi, sudionici s isključenim zvukom mogu staviti ruku preko uha ili mahnuti kako bi pokazali da postoji problem. Međutim, žele li sudionici uključiti svoje kamere osobni je izbor i ne bi se trebao zahtijevati.

Preporuka naših urednika

10. Govorite jasno, usporite i ponavljajte važne informacije

Govorite jasno i podsjetite se da s vremena na vrijeme usporite tijekom sastanaka. Ljudi će vas moći bolje čuti i titlovi će biti točniji. Također, ponovite važne informacije u slučaju da su ih ljudi propustili prvi put. Ovaj savjet primjenjiv je u svakoj poslovnoj situaciji, a posebno je relevantan na virtualnim sastancima gdje tehnološki i drugi problemi mogu poremetiti tijek razgovora.

11. Koristite slušalice i mikrofon

Korištenje slušalica i mikrofona standardni je savjet za poboljšanje video poziva, ali također je važno za pristupačnost. Slušalice eliminiraju svaku mogućnost povratne informacije, a mikrofon omogućuje lakše slušanje vašeg glasa. Ugrađeni mikrofon u slušalicama je u redu, a čak i jeftin set slušalica s ugrađenim mikrofonom bolji je nego ništa. Bluetooth uređaji obično su u redu, ali kada ostare i počnu se kvariti, mogu stvarati statične ili izobličene zvukove za druge sudionike sastanka, pa povremeno zatražite da podignete palac gore ako vas svi jasno čuju.

12. Zamutite ili neutralizirajte pozadinu

(Zasluge: PCMag)

Pretrpana i kaotična pozadina može ljudima otežati fokusiranje. Dok govorite, pobrinite se da iza sebe imate nenatrpan i neutralan prostor ili omogućite filtar koji zamućuje ili blokira vašu pozadinu. Svi glavni softveri za videokonferencije imaju ovu postavku. Blještava svjetla, zviždući stropni ventilatori i drugi pokreti na vašem ekranu mogu naštetiti ili omesti osobe s invaliditetom.

13. Pasivni sudionici: Nijemi

Neisključivanje mikrofona kada ste pasivni sudionik sastanka pomalo je neprofesionalno, ali i loše za pristupačnost. Nasumični zvukovi koji dolaze s vaše strane mogu ometati sluh drugih ljudi i ugroziti kvalitetu bilo kojeg korištenog titla.

14. Stavite svoje puno ime i zamjenice u svoj profil

Većina softvera za sastanke omogućuje vam da dodate svoje ime u svoj profil kako bi sudionici sastanka mogli znati tko ste. Obavezno ga popunite punim imenom i prezimenom jer Vas kolege i Vaši zamjenici poznaju. Zoom Meeting ima posebno polje za dodavanje zamjenica. Vaše ime pomaže drugim ljudima da vas identificiraju, a uključivanje vaših zamjenica pomaže im da vas ispravno oslove. Pojašnjavanje zamjenica također normalizira rad, što može pomoći drugim ljudima da se osjećaju ugodno dijeleći svoje zamjenice i stvoriti inkluzivnije okruženje.

Slično tome, kada govorite na velikom sastanku ili sastanku na kojem vas ne poznaju svi, jasno i polako izgovorite svoje puno ime kako bi ga ljudi mogli čuti i znati izgovoriti.

15. Planirajte pauze za duge sastanke

Kad god je planirano da sastanak traje duže od 45 minuta, raspored se prekida. Svi će ih cijeniti, no posebno je važno za trudnice ili su nedavno bile trudne, imaju kronične bolove ili su u situaciji kada mirno sjedenje otežava, a time i ometa.

Za više savjeta o sastancima i radu na daljinu pogledajte naših 20 savjeta za rad od kuće i 5 savjeta za produktivnije sastanke.