12 trikova za Google kalendar koje vjerojatno ne koristite

Mnogi od nas koriste Google kalendar za podsjetnike na sastanke i beskrajne Zoom pozive, ali postoji mnogo više što možete učiniti s aplikacijom. A budući da je besplatan, svi, od početnika do iskusnih organizacijskih stručnjaka, mogu ga koristiti za pojednostavljenje svojih rasporeda.

1. Napravite novi kalendar

Radni zadaci, osobni sastanci i drugi dnevni zadaci stvarno mogu zatrpati vaš raspored. Srećom, možete izraditi zasebne kalendare označene bojama za svaki aspekt vašeg rasporeda. Nema potrebe gledati u zid plavih kutija.

Za dodavanje više kalendara kliknite znak plus (+) pored Ostali kalendari u donjem lijevom kutu, a zatim odaberite Napravite novi kalendar. Imenujte i označite bojom novog kalendara kako god želite. Kada završite, možete označiti ili poništiti okvir pored naziva kalendara da biste prikazali ili sakrili njegove zadatke u glavnom kalendaru tako da vidite samo ono što je važno.

2. Kako dijeliti Google kalendar

Ponekad je korisno podijeliti svoj kalendar s drugima kako bi svi mogli pratiti važne događaje. Osobe s kojima dijelite svoj Google kalendar mogu ga vidjeti u svom prikazu kalendara i odabrati da ga sakriju ako žele. Također možete prilagoditi i ograničiti ono što vide.

Na donjem popisu pronađite kalendar koji želite dijeliti Moji kalendari. Kliknite izbornik s tri točke pored kalendara i odaberite Postavljanje i dijeljenje. U izborniku postavki kliknite Podijelite s određenim osobama > Dodaj ljude.

Unesite adrese e-pošte svih kojima želite dati pristup i prilagodite njihova dopuštenja kako biste omogućili ljudima da vide onoliko ili onoliko toga kalendara koliko vam odgovara.

3. Koristite prečace prečace

U Google Kalendaru, prečaci na prečacima omogućuju vam sve od promjene prikaza kalendara (pritisnite t vidjeti danas, na primjer) za dodavanje novog događaja (hit c za stvaranje događaja). Prvo provjerite jesu li tipkovnički prečaci uključeni; kliknite ikonu zupčanika u gornjem desnom kutu, odaberite Postavke, pomaknite se prema dolje do Tipkovni prečaci i provjerite je li okvir pored Omogući tipkovničke prečace je provjereno. Zatim pogledajte Googleov popis (Otvara se u novom prozoru) kalendarskih prečaca ili pritisnite Command + / (ili Control + /) iz preglednika za prikaz lako čitljivog popisa prečaca.

4. Prilagodite svoje obavijesti

Ako imate važan sastanak ili sastanak koji ne smijete propustiti, postavite više upozorenja za njega. Kalendar vam omogućuje da zakažete obavijesti za određene vremenske intervale prije događaja, tako da možete dobiti ping na svoj telefon jedan dan, jedan sat ili 15 minuta prije događaja. Mobilni korisnici imaju nekoliko unaprijed postavljenih opcija, ali također mogu kreirati prilagođene intervale obavijesti. Također možete postaviti podsjetnik putem e-pošte.

Za postavljanje prilagođenih obavijesti kliknite ikonu izbornika s tri točke pored kalendara s relevantnim događajem. Klik Postavke i dijeljenjezatim odaberite Obavijesti o događajima kako biste prilagodili zadane postavke obavijesti za svaki događaj u tom kalendaru. Na svom mobilnom uređaju otvorite izbornik hamburgera, zatim odaberite Postavke i odaberite kalendar.

Ako želite ostaviti zadanu postavku i prilagoditi podsjetnike samo za jedan događaj, kliknite događaj, odaberite Uredii promijenite postavke obavijesti za taj događaj.

5. Kreirajte događaje iz Gmaila

Vjerojatno smo svi imali sastanke koji su mogli biti e-pošta, ali što je s predmetom e-pošte koja bi trebala biti sastanak? Upotrijebite Gmail za stvaranje događaja u Google kalendaru i riješite tu ekstra dugu raspravu putem videopoziva.

Dok gledate nit e-pošte, kliknite izbornik s tri točke u gornjem desnom kutu, a zatim kliknite Napravite događaj. Novi događaj automatski će se dodati u Google kalendar, popunjen detaljima iz vaše poruke e-pošte. Predmet će biti naslov događaja, a poruke iz e-pošte pojavljuju se u opisu događaja.

6. Stvorite bilješke iz grupnih događaja

Trebate sve držati na istoj stranici? Upotrijebite Google kalendar za izradu Google dokumenta s bilješkama sa sastanka za svoje događaje s više sudionika. Sve što trebate učiniti je odabrati događaj u kalendaru i zatim kliknuti Vodite bilješke sa sastanka u opisu događaja. Rezultirajući dokument se zatim prilaže uz pozivnicu za događaj, dajući svim gostima pristup bilješkama.

7. Postavite e-poštu za dnevni red

Želite li svakog jutra dobiti automatski dnevni pregled svog rasporeda bez otvaranja Google kalendara? Google može poslati popis dnevnih zadataka izravno u vašu pristiglu poštu. Da biste to postavili, idite na popis kalendara na lijevoj bočnoj traci i kliknite izbornik s tri točke pored onog koji želite koristiti za slanje e-poruka s dnevnim redom. Klik Postavke i dijeljenje > Ostale obavijestii provjerite nalazi li se padajući izbornik pored Dnevni red kaže E-mail. Sada ćete svakodnevno primati e-poštu sa zadacima iz tog određenog kalendara dok ih ne isključite, što možete učiniti tako da prođete kroz isti postupak i promijenite padajući okvir u "nema".

Preporuka naših urednika

8. Dodajte i prilagodite vremenske zone

U danima rada na daljinu, nije neuobičajeno da tvrtke imaju timove raspoređene u više vremenskih zona. Dodavanjem dodatnih vremenskih zona u svoj Google kalendar, možete zakazati svoj sljedeći sastanak u vrijeme koje svima odgovara. Kliknite ikonu zupčanika u gornjem desnom kutu, a zatim kliknite postavke. Klik Vremenska zona na lijevoj bočnoj traci, a zatim potvrdite okvir koji kaže Prikaz sekundarne vremenske zone. Kliknite na padajući izbornik i odaberite vremensku zonu koja vam je potrebna. Kada završite, ta će se vremenska zona pojaviti u prikazu vašeg kalendara pored vašeg lokalnog vremena.

9. Uredite više dana odjednom

Ponekad trebate pregledati samo nekoliko dana svog kalendara odjednom. Zato Google Kalendar ima ugrađene prikaze dana, tjedna, mjeseca, godine, rasporeda i 6 dana dostupnih s padajućeg izbornika na vrhu zaslona. Korisnici mobilnih uređaja mogu otvoriti hamburger men za odabir rasporeda, dana, 3 dana, tjedna i mjeseca.

Ako trebate urediti ili pogledati drugačiji odabir dana—recimo od srijede do subote—možete to učiniti iz web-aplikacije. Kliknite na prvi dan u malom kalendaru na lijevoj bočnoj traci, zatim povucite kursor preko traženih dana. Ovo će promijeniti vaš veliki prikaz kalendara tako da prikazuje samo te dane.

10. Prilagodite svoje boje i pozadinu

Google Kalendar nudi opcije kodiranja boja za događaje i zadatke, ali možda ćete htjeti više od zadanih postavki. Srećom, postoji nekoliko proširenja za Chrome koja vam omogućuju jednostavno dodavanje novih boja u Google kalendar i čak postavljanje pozadinske slike za vaš glavni prikaz. Više boja za kalendar! (Otvara se u novom prozoru) proširenje vam omogućuje dodavanje novih boja prema heksadecimalnoj vrijednosti i njihovo spremanje za kasniju upotrebu. Također možete dodati prilagođenu pozadinu pomoću proširenja Custom Calendar Background (otvara se u novom prozoru).

11. Napredno pretraživanje kalendara

Trebate urediti događaj, ali se ne sjećate točno kada bi se trebao dogoditi? Kliknite na povećalo na vrhu ekrana (ili jednostavno pritisnite / tipka) za brzo pretraživanje kalendara. Ako želite biti super konkretni, kliknite malu padajuću strelicu u traci za pretraživanje za naprednije opcije koje vam omogućuju pretraživanje prema kriterijima kao što su sudionici događaja, lokacija i datum, uz vaše ključne riječi.

12. Pristupite svom kalendaru izvan mreže

Ako puno putujete i znate da nećete uvijek imati najbolju internetsku pokrivenost, možda biste trebali omogućiti izvanmrežni pristup Google kalendaru. Kliknite na ikonu zupčanika i odaberite postavke > Izvan mrežea zatim potvrdite okvir pokraj njega Uključite izvanmrežni kalendar. Google vas tada obavještava da ponovno učitate stranicu. Za više informacija pogledajte Googleov vodič korak po korak (Otvara se u novom prozoru) o procesu. Jedno upozorenje: moći ćete pristupiti svom kalendaru i mijenjati ga čak i kada ste izvan mreže, ali on se neće ažurirati na drugim uređajima dok ponovno ne budete na mreži.