10 savjeta za upravljanje vašim digitalnim bilješkama

Obožavatelji Seinfelda pamtit će veličanstvenu scenu iz serije kada su se Jerry i Elaine pojavili u agenciji za iznajmljivanje automobila. Jerry traži da preuzme automobil srednje veličine koji je rezervirao. Agentica na šalteru odgovara da više nemaju modela srednje veličine jer ih nema na zalihama. "Vidiš," kaže Jerry, "znaš kako rezervirati. Samo ne znaš kako zadržati rezervaciju." Isto mislim i za digitalne bilješke. Vrlo je lako voditi bilješke, ali ih je mnogo teže koristiti.

Da biste stvarno koristili bilješke koje vodite, morate ih organizirati i znati kako ih pronaći. Pomoći će vam ovi savjeti za početak rada s aplikacijom za bilježenje i organiziranje bilježaka.

1. Odaberite izvrsnu aplikaciju za bilježenje

Aplikacija za bilježenje koju odaberete uvelike utječe na to hoćete li i kako više ikada vidjeti svoje bilješke. Osnovna aplikacija za bilježenje koja je unaprijed instalirana na vašem telefonu ili tabletu vjerojatno nije dobra. Naravno, već ste ga koristili i radi dobro, ali možda ne znate koje vam značajke nedostaju koje odvajaju samo zadovoljavajuće aplikacije od onih sjajnih.

Tri su značajke koje aplikacije za bilježenje čine zaista korisnima:

• mape,
• oznake i
• optičko prepoznavanje znakova (OCR).

Ubrzo ću elaborirati svaku točku.

Tri aplikacije koje najviše preporučujem, na temelju mog osobnog testiranja mnogih aplikacija za bilježenje tijekom godina, su:

• Microsoft OneNote, ako želite besplatnu aplikaciju za bilježenje,
• Evernote, ako vam ne smeta platiti Premium pretplatu, i
• Šalica za zajedničko pisanje bilješki.

2. Napravite inbox

Kada zabilježite kratku bilješku, trebate je spremiti na mjesto gdje se neće izgubiti. Stvorite mapu Inbox u svojoj aplikaciji za bilježenje i postavite je kao zadanu lokaciju za pohranu.

Redovito pregledavajte svoju pristiglu poštu kako biste dodali više informacija o svojim bilješkama i sortirali ih. Vidjet ćete kako to učiniti u sljedećih nekoliko savjeta. Ne morate čistiti svoju pristiglu poštu prema određenom rasporedu, ali pokušajte to učiniti kada vam je aplikacija za bilježenje otvorena na cijelom zaslonu (pogledajte #10, u nastavku). Olakšava uvid u ono što radite i sve mogućnosti koje imate.

Ne morate snimati za Inbox Zero u aplikaciji za bilježenje. Inbox je odlično mjesto za pohranu bilješki koje često posjećujete. Na primjer, bilježim nazive i lozinke Wi-Fi mreže svih svojih prijatelja, tako da ako donesem novi uređaj u njihovu kuću ili izbrišem lozinku za spremanje, mogu se ponovno pridružiti mreži bez da ih gnjavim detaljima. Ta poruka ima stalni dom u mojoj pristigloj pošti.

3. Razvrstajte bilješke u mape ili bilježnice

Mape, koje neke aplikacije nazivaju i Bilježnice, pomažu vam da ručno organizirate svoje bilješke. One postaju korisne kasnije kada želite istražiti bilješke o određenoj temi, kao što su sve bilješke koje su recepti.

Mape koje stvarate i kako ih imenujete ovise o vrsti bilješki koje pravite i načinu na koji ih koristite. Ako niste sigurni, počnite s mapama Inbox, Reading, Household, Personal i Work. Uvijek ih možete promijeniti i stvoriti više kada steknete osjećaj kako ih upotrebljavate.

4. Stvorite prečace za svoje omiljene mape

Svaka dobro korištena aplikacija za bilježenje ima mape koje imaju više radnji od drugih. Učinite te mape lako dostupnima stvaranjem prečaca do njih ili označavanjem kao favorita. Ovo su mape u kojima često pregledavate bilješke koje ste napravili i dodajete nove.

Vjerojatno imate druge mape koje samo drže bilješke do neočekivanog trenutka kada vam zatrebaju. Ne moraju biti ispred i u sredini.

Oznake vam pomažu pronaći postojeće bilješke. Mogu suziti ono što vidite u određenoj mapi ili vam pokazati sve bilješke označene zajedničkom temom u više mapa. Također vam pomažu pronaći bilješke povezane s temom čak i ako se riječ teme ne pojavljuje u samoj bilješci. Dat ću neke primjere.

Primjer 1: Recimo da imate mapu pod nazivom Recepti i planirate zabavu za neke vegetarijance. Možete izvući sve bilješke samo iz one mape označene kao vegetarijanska za ideje o tome što napraviti.

Primjer 2: Možda ste pisac koji piše za različite publikacije. Možete praviti bilješke o člancima i organizirati ih u mape na temelju mjesta na kojem su objavljeni. Međutim, ponekad ćete poželjeti istražiti sve bilješke koje imate o određenoj temi, bez obzira na to tko je objavio djelo. Ako ste svoje bilješke označili ovom temom, možete potražiti oznaku i vidjeti ih sve, bez obzira u kojoj se mapi nalaze.

Primjer 3: E-poštu koja se odnosi na projekt na kojem radite prosljeđujete svojoj aplikaciji za bilježenje. U poruci se nikada ne navodi naziv projekta niti o čemu se radi. Tako ljudi komuniciraju kad su usred nečega. U ovom slučaju možete dodati oznake za definiranje bilješke (naziv projekta, klijent, opis posla) tako da možete pronaći bilješku kada vam zatreba.

Postoji nešto poput previše oznaka. Što više oznaka dodate, oni postaju aljkaviji. Dakle, s vremena na vrijeme izbacite svoje oznake. Evo kako to učiniti.

Povucite prema dolje popis svih oznaka u upotrebi. Često možete vidjeti broj bilješki pored oznake. Prvo potražite skoro duplikate. Ako imate oznake i za "aplikaciju" i za "aplikacije", riješite se one s manje bilješki. Otvorite zahvaćene bilješke i dodajte oznaku koju želite zadržati. Izbrišite drugu oznaku.

Osim toga, ako imate oznake s dvije ili manje bilješki, razmislite o tome da ih se riješite. Vjerojatno vam ne čine ništa dobro.

7. Napravite prečac na svom telefonu

Stvorite prečac na svom telefonu da započnete novu bilješku u svojoj aplikaciji za bilježenje kako bi vam ideje i informacije uvijek bile na dohvat ruke. Na iOS uređajima možete napraviti Siri prečac, a na Androidu u aplikaciji potražite opciju New Note Widget.

8. Diktirajte

Kad vam padne na pamet nešto što želite zapisati, ali ste u ozbiljnoj žurbi ili šetate psa i jedva držite i povodac i telefon u isto vrijeme, izdiktirajte.

Većina pametnih telefona ima značajku govora u tekst. Iskoristi! Započnite novu bilješku, pritisnite ikonu mikrofona na tipkovnici i recite što god želite zapisati. Alternativno, možete snimiti glasovnu snimku i kasnije je transkribirati. Ako vam izmakne kontroli i često na kraju diktirate duge odlomke, možda biste trebali upotrijebiti uslugu prijepisa kako biste uštedjeli vrijeme. Dostupno je mnogo dobrih besplatnih i plaćenih opcija, iako su plaćene opcije mnogo preciznije.

9. Priložite slike i PDF-ove, koristite OCR

Ako vaša aplikacija ima OCR, može pretraživati ​​tekst koji se nalazi u slikama, PDF-ovima i drugim datotekama koje prenesete u nju. Nemojte se sramiti dodavati datoteke svojim bilješkama kada ih trebate. To uključuje fotografiranje informativnih znakova, rukom pisanih bilješki, stranica knjiga i tako dalje.

Koliko je to korisno možete vidjeti kroz primjer. Recimo da svom izvješću o troškovima priložite PDF račun za obrok koji trebate zatražiti. Zaboravili ste označiti "potvrdu" i ne znate gdje je. Ako se sjećate imena restorana, možete ga upisati u traku za pretraživanje i OCR će ga pronaći.

Imajte na umu ograničenja koja vaša aplikacija za snimanje ili vrsta računa postavljaju na korištenje i pohranu OCR-a. Na primjer, besplatna verzija Evernotea pokreće OCR na slikama, ali ne i na PDF-ovima i Office dokumentima. Za to vam je potreban Premium ili Business račun. Ako vaša aplikacija nema ugrađeno skeniranje, razmislite o uparivanju s mobilnom aplikacijom za skeniranje.

10. Organizirajte se na velikom ekranu

U idealnom slučaju, vaša aplikacija za bilježenje ima aplikaciju za stolno računalo i web-aplikaciju. Upotrijebite jednu od ovih (općenito govoreći, aplikacije za stolna računala su bolje za ovu svrhu) kada sortirate svoju pristiglu poštu i organizirate svoje bilješke. Veliki zaslon pomaže vam da vidite više od aplikacije, a time i više od strukture mapa, oznaka i drugih informacija koje dodajete svojim bilješkama kako biste ih organizirali. Ako vidite sve svoje mogućnosti, veća je vjerojatnost da ćete odabrati one prave.

Zabilježite, zabilježite, ponovno pogledajte bilješku

Kada organizirate svoje iskustvo hvatanja bilješki, povećavate svoje šanse ne samo da pravite relevantnije bilješke, već ih i pohranjujete na način koji vam omogućuje da ih ponovno pregledate kada za to dođe vrijeme.