10 savjeta za poslovna putovanja koje ste vjerojatno zaboravili sa svog posljednjeg putovanja

Svatko ima horor priču s poslovnog putovanja. Jednom je hotelski recepcionar rekao da sam se pokušavao prijaviti cijeli dan prije rezervacije i da nisu imali sobu za mene te noći (na kraju sam dijelio krevet s vrlo velikodušnim kolegom koji je imao pomoćni krevet). Bivši kolega jednom je zapeo u Rusiji na otprilike tjedan dana zbog neobjašnjive zabune u vezi zrakoplovnih manifesta i viza (ili zbog nedostatka mita, možda). Nedavno mojoj prijateljici nije rečeno da sastanak u 9 ujutro uključuje vožnju brodom do lokacije u 7 ujutro, a stigla je dva sata kasnije.

Poslovna putovanja mogu poći po zlu, a i pogreše, iako što se više pripremate, manja je vjerojatnost da ćete štucati. A ako neko vrijeme niste putovali zbog posla, možda se nećete sjetiti svega, sve do pravog načina pakiranja kovčega! Evo nekoliko savjeta i podsjetnika koje trebate pregledati prije sljedećeg poslovnog putovanja.

1. Potvrdite sve svoje rezervacije

Jesam li se pojavio u zračnoj luci samo da bih saznao da je karta za koju sam mislio da ju je rezervirao putnički agent ili sponzor upravo rezervirana? I nikad plaćeno? I onda sam se morala okrenuti i sjesti u taksi i otići doma umjesto na službeni put? Uh, da.

Uvijek potvrdite svoju rezervaciju najmanje 48 sati prije putovanja. "Potvrda" znači poduzimanje dodatnih koraka kako biste bili sigurni da je sve potvrđeno. Za zrakoplovne karte potražite referentni broj rezervacije pored svog imena na mreži kako biste bili sigurni da je vaša karta kupljena, a ne samo rezervirana. Za hotelske rezervacije, molimo nazovite hotel izravno i provjerite datume i adresu; ako vam je potreban poseban smještaj, kao što je pristupačna soba ili hladnjak za lijekove, potvrdite i te podatke. Učinite isto za rezervacije za iznajmljivanje automobila, karte za vlak i druge načine putovanja. Puno je lakše probleme rješavati dva dana unaprijed nego na licu mjesta.

2. Nemojte se zadovoljiti s manje od 3 sata odmora

Dok sam radio na ovom članku, zamolio sam kolege da podijele svoje horor priče s poslovnih putovanja. Iznenađujući broj njih uključivao je "trčanje do zračne luke", to trčanje bez daha kroz prepuni terminal koje svatko tko je vidio Sam kod kuće može živo zamisliti.

Kada rezervirate poslovno putovanje, nemojte se zadovoljiti s manje od tri sata, bez obzira na to radite li vi ili netko drugi (kao što je putnički agent). Prije nekoliko godina savjeti su bili drugačiji, ali sada s 11% više letova koji su otkazani i odgođeni (Otvara se u novom prozoru) nego prije pandemije, tri sata je minimum.

Kada prvi put dobijete plan puta za poslovno putovanje, pažljivo provjerite vrijeme presjedanja i ako se od vas traži da napravite presjedanje s nedovoljno vremena, nemojte odobriti kartu. Umjesto toga zatražite novi plan puta. A kada stignete u zračnu luku, dođite dva sata ranije ako poznajete zračnu luku i planirajte tri sata ako niste.

3. Obnovite osobne iskaznice

Ako niste puno putovali u posljednjih nekoliko godina, dobro provjerite datum isteka putovnice i drugih osobnih dokumenata prije nego što rezervirate putovanje zrakoplovom ili međunarodno putovanje. Ostavite si dovoljno vremena da obnovite te ID-ove jer neke agencije još uvijek kasne s rokovima obrade nakon što su imale manjak osoblja od početka pandemije COVID-19.

Što se tiče putovnica, uvijek je poželjno, bez obzira na vrstu putovanja, ostaviti crno-bijelu fotokopiju osobne iskaznice kod osobe od povjerenja. Također možete zadržati digitalnu kopiju za sebe, pod uvjetom da je stavite na sigurno mjesto. Na primjer, pohranjivanje kopije na uslugu u oblaku koja koristi enkripciju je u redu, ali je bolje da bude zaštićena lozinkom. U slučaju izgubljene ili ukradene putovnice, možete dobiti podatke te stranice, što će pomoći najbližem veleposlanstvu ili konzulatu da poništi staru putovnicu i brže vam izda novu putovnicu.

4. Provjerite zahtjeve sa svojim IT timom

Što vam je potrebno za povezivanje sa svim serverima i sustavima koje koristite za rad dok putujete? Ako neko vrijeme niste putovali, postoji mogućnost da je IT tim vaše organizacije postrožio svoje politike. Trebate li namjensku VPN vezu? Hoće li vaš uređaj automatski isključiti bilo koji Wi-Fi za koji utvrdi da nije siguran? Provjerite sa svojim IT timom prije putovanja. Također ne škodi zatražiti telefonski broj nekoga tko vam može pomoći ako izgubite pristup e-pošti, Slacku ili bilo kojem drugom komunikacijskom alatu koji koristi vaš tim.

5. Nosite male novčanice za napojnice

Jeste li znali da trebate dati napojnicu osoblju za čišćenje kad se odjavljujete iz hotela? Stalno susrećem ljude koji nikada nisu naučili ovo pravilo davanja napojnica. Iako davanje napojnica nije globalni običaj, u SAD-u i Kanadi trebali biste hotelskom osoblju dati barem nekoliko dolara za svaki dan boravka. U drugim zemljama to se možda ne očekuje, ali se uvijek cijeni. Jednostavno ostavite nešto novca u sobi kada se odjavljujete. Ako postoji pisac, napišite na komad papira: "Hvala!" Osoblje zna čemu služi.

Možda će vam trebati i gotovina za napojnicu hotelskom službeniku ako trebate predati svoju prtljagu. Ili što ako se na poslovni sastanak pojavite automobilom gdje je parkiranje samo sobar? Ako obično ne nosite gotovinu, trebali biste svratiti do bankomata koji izdaje male novčanice na zahtjev ili svratiti do lokalne podružnice banke kako biste podigli nekoliko pojedinačnih novčanica i petica.

(Zasluge: Jill Duffy)

6. Označite svoje punjače i uređaje

Ako sudjelujete na konferenciji ili velikom poslovnom sastanku, postoji velika vjerojatnost da će mnogo ljudi imati potpuno iste punjače i kabele kao i vi. Pa označite svoje. Nitko nikada ne požali što posjeduje aparat za izradu etiketa. Napravite naljepnice sa svojim imenom i označite svoje punjače, USB stickove i sve ostalo što ne želite izgubiti.

7. Spremite datoteke i važne informacije izvan mreže

Mnogi ljudi znaju da kada putuju mogu izvanmrežno spremati Google dokumente i preuzimati web stranice i članke za kasnije čitanje. Za poslovna putovanja također biste trebali čuvati izvanmrežne kopije plana puta i rasporeda. Zaista je korisno dobiti broj potvrde ili adresu sljedećeg sastanka na svom telefonu ili prijenosnom računalu brzo i bez potrebe za Wi-Fi ili podatkovnom vezom. Postoje neke dobre aplikacije za putovanja, kao što su TripIt i TripCase, koje mogu sastaviti vaš puni itinerer i raspored za vas, iako je stavljanje pojedinosti u Wordov dokument ili aplikaciju za bilježenje u redu ako želite.

Ponekad kada imam nekoliko minuta slobodnog vremena, primjerice kada čekam da se ukrcam na let, otvorim važne informacije i napravim snimke zaslona na telefonu. Na taj se način podaci pohranjuju u moje fotografije i mogu ih otvoriti sve dok mi je telefon napunjen.

Preporuka naših urednika

8. Prikupite račune

Cijeli svoj odrasli život tražim pametan i učinkovit način da se sjetim da uvijek dobijem račun dok sam na poslovnom putu. Dobar sam u digitaliziranju računa nakon što ih prikupim jer već dugo imam postupak za korištenje aplikacija za skeniranje i bez papira. Najteži dio je sjetiti se zatražiti račun u trenutku kupnje. Isprobala sam različite taktike, poput držanja male omotnice s novčanicom pored novčanika tako da kad posegnem u torbicu vidim omotnicu i to pokrene moje sjećanje da kažem: "Mogu li dobiti račun, molim?" Ali sada je neučinkovito jer je beskontaktno plaćanje telefonom sasvim uobičajeno. Ako koristite svoj telefon za plaćanje, možete barem ispisati evidenciju transakcija pohranjenu u novčaniku vašeg telefona. To nije točan izračun, ali je blizu drugog.

(Zasluge: PCMag)

Većina organizacija će vam omogućiti podnošenje izvješća o troškovima čak i ako nemate račun za svaki putni trošak, sve dok je trošak ispod određenog iznosa u dolarima. Uvijek je idealno imati račun, ali ako vam nedostaje jedan ili dva, samo pitajte možete li podnijeti troškove bez njih.

(Zasluge: Anker)

9. Spakirajte rezervnu bateriju

U ovoj eri pogodnosti, smrdi da vas gnjave odgođeni let, kasni vlak, zaglavljeni lift i što već. Imati pri ruci rezervnu bateriju, poznatu i kao prijenosni punjač ili power bank, omogućuje vam oživljavanje mrtvog uređaja. Svakako ponesite bateriju s priključkom koji odgovara kabelima za punjenje koje imate, bilo USB ili USB-C. Na taj način više nikada ne morate proći bez sata, telefona, e-čitača, tableta, bežičnih slušalica ili bilo čega drugog što treba puniti.

10. Za vrlo važna ili stresna putovanja: Ispišite ključne informacije na papir

Što biste učinili da niste kod kuće i da vam se uređaji pokvare ili ukradu? Ili je došlo do nestanka struje zbog kojeg ste bili izvan mreže dan ili više? Biste li znali gdje ste bili, što učiniti, koga nazvati ili kako doći kući? Ako ste iznimno pažljivi, ključne informacije za takav događaj osim digitalnih kopija imali biste spremljene i na papiru.

Većina ljudi misli da je pretjerano ispisivati ​​adrese, telefonske brojeve, rasporede letova i tako dalje za svako putovanje, ali to možete učiniti za ona najvažnija ili najstresnija. Na primjer, nekoliko sam se puta selio u inozemstvo zbog posla svog partnera, što se računa kao poslovno putovanje. Imamo i kućne ljubimce. Kad se preselimo, isplati se pobrinuti se da imam sve papire spremljene u tri primjerka. Pokušajte ući u stranu zemlju sa živim životinjama bez toga. Postoje trenuci kada ništa ne želite prepustiti slučaju i tada biste trebali imati isprintane kopije ključnih informacija.

Poboljšajte svoj radni život

Za više savjeta vezanih uz posao pogledajte naših 20 savjeta za rad od kuće i smjernice o tome kako stvoriti bolju ravnotežu između poslovnog i privatnog života.